Yhtiökokoukset ja päätökset

Yhtiökokous on se elin, joka päättää taloyhtiön isoista asioista: vastikkeiden määrästä, talousarviosta, hallituksen valinnasta ja laajakantoisesta kunnossapidosta. Fitorissa kokous ei ole pelkkä muistiinpano — sen päätöksiin viitataan suoraan siellä, missä päätöstä sovelletaan.

Ennen tätä vastikeperusteen tai rahastoinnin "päätösviite" oli pelkkää tekstiä. Kukaan ei voinut tarkistaa, pidettiinkö kokousta lainkaan. Nyt viite osoittaa oikeaan pöytäkirjattuun päätökseen, ja Fitor kieltäytyy, jos päätöstä ei ole tai se on hylätty.

Kokoustyypit

Tyyppi	Milloin
Varsinainen yhtiökokous	On pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (AOYL 6:3). Yhtiöjärjestyksessä ei voi määrätä muusta määräajasta.
Ylimääräinen yhtiökokous	Pidetään tarvittaessa. Ei lakisääteistä määräaikaa.

Fitor laskee varsinaiselle yhtiökokoukselle määräpäivän automaattisesti, kun kerrot mikä tilikausi on kyseessä.

Kokouksen kulku Fitorissa

1. Siirry Taloyhtiö → Yhtiökokoukset ja napsauta Uusi yhtiökokous.

2. Valitse tyyppi, kokousaika ja -paikka. Varsinaiselle kokoukselle valitse myös tilikausi, jota se koskee — siitä lasketaan määräpäivä.

3. Kokoa esityslista. Lisää käsiteltävät asiat pykälänumeroineen (esim. "8 — Yhtiövastikkeiden määrä").

4. Merkitse kokouskutsu lähetetyksi. Kutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta (AOYL 6:20). Fitor kertoo, osuiko kutsu tähän ikkunaan.

   Esityslista lukittuu tässä

   Kutsun lähettämisen jälkeen esityslistaa ei voi enää muuttaa. Syy on laissa: kutsussa on mainittava käsiteltävät asiat, eikä kokouksessa voi päättää asiasta, jota kutsussa ei mainittu.

5. Merkitse kokous pidetyksi. Kirjaa puheenjohtaja, pöytäkirjan juokseva numero ja edustettujen osakkeiden määrä.

6. Kirjaa päätökset. Vasta pidetylle kokoukselle voi kirjata päätöksiä. Jokaiselle päätökselle annetaan pykälä, otsikko ja lopputulos — hyväksytty, hylätty tai pöydälle pantu.

   Äänimäärät ovat vapaaehtoisia: jos äänestystä ei toimitettu, kenttä jätetään tyhjäksi. Nolla–nolla olisi väärä tieto.

7. Liitä pöytäkirja. Lataa allekirjoitettu pöytäkirja tiedostoihin ja liitä se kokoukseen. Yhdellä kokouksella on yksi pöytäkirja; uusi lataus korvaa edellisen.

Päätökseen viittaaminen

Kun teet jotain, mistä yhtiökokous on päättänyt, valitse päätös listasta sen sijaan että kirjoittaisit viitteen käsin. Näin toimitaan:

• Vastikeperusteen vahvistaminen — Taloyhtiö → Vastikkeet → Vahvista
• Rahastointipäätös — Taloyhtiö → Rahastointi → Uusi rahastointipäätös
• Kunnossapitosuunnitelman kohta — Kunnossapito → Suunnitelma → Merkitse päätetyksi

Fitor muodostaa viitetekstin päätöksestä automaattisesti, esimerkiksi "Varsinainen yhtiökokous 12.4.2027 § 8". Näin painettu viite ja kirjattu tosiasia eivät voi erkaantua toisistaan.

Hallituksen omat päätökset

Kaikkea ei päätetä yhtiökokouksessa. Pienemmät korjaukset ja tavanomaiset toimet kuuluvat hallitukselle. Näissä jätä päätösvalinta tyhjäksi ja kirjoita päätösviite vapaana tekstinä, esim. "Hallituksen kokous 12.6.2027 § 4".

Hylätty päätös ei valtuuta mitään

Jos yritetään viitata päätökseen, joka hylättiin tai pantiin pöydälle, Fitor kieltäytyy. Hylätty ehdotus on tosiasia, joka kannattaa kirjata — mutta se ei ole valtuutus tehdä mitään.

Hälytys myöhästyneestä yhtiökokouksesta

Fitor tarkistaa joka yö, onko jollakin taloyhtiöllä varsinainen yhtiökokous pitämättä määräajan jälkeen, ja nostaa siitä hälytyksen. Hälytys tulee kerran, ei joka yö — muuten sitä ei lukisi kukaan.

Hälytys näkyy kohdassa Hälytykset. Se edellyttää, että hälytyssääntö on luotu laukaisijalle "Yhtiökokous myöhässä".

Hallitus

Kokouksen valitsema hallitus kirjataan yhtiön tietoihin: Konserni → yhtiö → Hallitus. Jokaiselle jäsenelle kirjataan rooli (puheenjohtaja, jäsen, varajäsen) ja valintapäivä, ja jäsen voidaan liittää siihen päätökseen, joka hänet valitsi.

Toimikausi päätetään päivämäärällä, ei poistamalla. Vanhat jäsenyydet jäävät näkyviin, koska tilinpäätöksen allekirjoituslohko haetaan hallituksesta sellaisena kuin se oli allekirjoituspäivänä — jos jäsen poistettaisiin, vanha allekirjoitus jäisi selittämättömäksi.

Usein kysyttyä

Voiko kokouksen poistaa? Ei. Pidetty kokous on tosiasia. Kokous, jota ei koskaan pidetty, perutaan syyn kanssa.

Voiko päätöstä muokata jälkikäteen? Ei. Pöytäkirjattu päätös on kirjattu sellaisena kuin se tehtiin.

Miksi kokous näkyy myöhässä vaikka se pidettiin? Määräaika mitataan siihen päivään, jona kokous tosiasiassa pidettiin. Myöhässä pidetty kokous pysyy myöhässä pidettynä — se on tieto, jota tilintarkastaja kysyy.