Ostoreskontra

Ostoreskontra-moduuli mahdollistaa toimittajalaskujen vastaanottamisen, käsittelyn ja maksamisen hallinnan.

Yleiskatsaus

Ostoreskontra kattaa koko ostolaskuprosessin laskun vastaanotosta maksuun.

Keskeiset toiminnot

Toiminto	Kuvaus
Ostolaskut	Laskujen vastaanotto ja käsittely
Hyväksyntä	Laskujen tarkastus ja hyväksyntä
Maksuehdotukset	Maksujen valmistelu
Maksatus	Maksujen suorittaminen

Laskun tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Lasku rekisteröity, ei vielä lähetetty hyväksyttäväksi
Odottaa hyväksyntää	Lähetetty hyväksyttäväksi
Hyväksytty	Valmis maksettavaksi
Hylätty	Hyväksyjä hylkäsi laskun — voidaan muokata ja lähettää uudelleen
Maksu lähetetty	Maksutoimeksianto lähetetty, odottaa pankin vahvistusta
Osittain maksettu	Ainakin yksi maksu vahvistettu, jäljellä maksettavaa
Maksettu	Maksettu kokonaan
Peruutettu	Lasku peruutettu

Moduulin rakenne

Ostoreskontra
├── Ostolaskut         → Laskujen käsittely
│   ├── Laskurivit     → Toimittajan laskun sisältö
│   └── Tiliöintirivit → Kirjanpidon kirjaukset
├── Hyväksyntä         → Tarkastus ja hyväksyntä
│   └── Jaksotus       → Kustannusten jaksotus
├── Maksuehdotukset    → Maksujen valmistelu
├── Maksatus           → Maksujen suoritus
└── Raportit           → Velkatilanne ja analyysit

Keskeiset käsitteet

Käsite	Kuvaus
Laskurivit	Toimittajan laskun sisältö (tuotteet, palvelut)
Tiliöintirivit	Kirjanpidon kirjausrivit (tilit, dimensiot)
Kirjauspäivä	Milloin kirjaus tehdään pääkirjaan
Jaksotus	Kustannuksen jako usealle tilikaudelle
Automaattinen tiliöinti	Järjestelmän ehdottama kirjanpitotili

Pikaoppaat

Käsittele ostolasku

1. Siirry Ostoreskontra > Ostolaskut
2. Avaa saapunut lasku
3. Tarkista tiedot
4. Kohdista kustannuspaikalle
5. Lähetä hyväksyttäväksi

Hyväksy lasku

1. Siirry Ostoreskontra > Hyväksyttävät
2. Avaa lasku
3. Tarkista sisältö
4. Hyväksy tai hylkää

Maksa laskut

1. Siirry Ostoreskontra > Maksuehdotukset
2. Luo uusi maksuehdotus
3. Tarkista maksettavat laskut
4. Hyväksy ja suorita maksu

Laskuprosessi

Vastaanotto → Tarkastus → Hyväksyntä → Maksuehdo → Maksu → Kirjanpito

1. Vastaanotto - Lasku saapuu järjestelmään
2. Tarkastus - Laskun tiedot tarkistetaan
3. Hyväksyntä - Lasku hyväksytään maksuun
4. Maksuehdotus - Lasku lisätään maksuehdotukseen
5. Maksu - Maksu suoritetaan pankkiin
6. Kirjanpito - Kirjaukset syntyvät automaattisesti

Laskujen vastaanotto

Verkkolaskut

• Saapuvat automaattisesti
• Tiedot esitäytetty
• Liitteet mukana

Sähköpostilaskut

• Haetaan sähköpostista
• PDF-liitteet
• Manuaalinen tietojen poiminta tai OCR

Paperilaskut

• Skannaus järjestelmään
• OCR-tunnistus
• Manuaalinen täydennys

Integraatiot

Toimittajat

• Toimittajatiedot valmiina
• Sopimushintojeni vertailu
• Ostohistoria

Kunnossapito

• Työtilausten kohdistus
• Kustannusten seuranta
• Automaattinen täsmäytys

Kirjanpito

• Automaattiset tiliöinnit
• ALV-käsittely
• Raportointi

Osion sisältö

Sivu	Kuvaus
Ostolaskut	Laskujen käsittely ja tiliöinti
Hyväksyntä	Tarkastus, hyväksyntä ja jaksotus
Maksuehdotukset	Maksujen valmistelu
UKK	Usein kysytyt kysymykset

Seuraavaksi

• Ostolaskut - Laskujen käsittely
• Hyväksyntä - Hyväksyntä ja jaksotus
• Toimittajat - Toimittajahallinta