Asiakasryhmät

Asiakasryhmä on nimetty osajoukko tilitoimiston asiakkaista — esimerkiksi Helsingin asiakkaat tai Taloyhtiöt. Ryhmä ei ole pelkkä lajittelu: kun myönnät työntekijälle ryhmän, hän saa yhdellä kertaa pääsyn ryhmän kaikkiin aktiivisiin asiakkaisiin. Kun ryhmään myöhemmin lisätään asiakas, pääsy laajenee siihen automaattisesti.

Avaa sivuvalikosta Tilitoimisto → Asiakasryhmät.

Vain pääkäyttäjälle

Asiakasryhmiä hallitsee tilitoimiston pääkäyttäjä. Työntekijä, joka avaa näkymän, saa ilmoituksen "Ei käyttöoikeutta".

Ryhmittely on vapaaehtoista. Tilitoimisto, joka ei luo yhtään ryhmää, toimii täsmälleen kuten ennenkin: käyttöoikeudet määritetään asiakas kerrallaan näkymässä Tilitoimisto → Henkilöstö, työntekijäkohtaisella Asiakkuudet-toiminnolla.

Älä sekoita laskutuksen asiakasryhmiin

Nimi esiintyy Fitorissa kahdessa paikassa. Laskutus → Asiakasryhmät ryhmittelee laskutettavia asiakkaita yhden yrityksen sisällä. Tämä sivu koskee Tilitoimisto → Asiakasryhmät -näkymää, joka ryhmittelee tilitoimiston asiakasyrityksiä ja jakaa käyttöoikeuksia. Ne ovat eri asioita eivätkä liity toisiinsa.

Luettelo

Sarake	Mitä se kertoo
Ryhmä	Ryhmän nimi
Asiakkaat	Ryhmään kuuluvien asiakasyritysten määrä
Jäsenmyönnöt	Kuinka monelle työntekijälle ryhmä on myönnetty
Luotu	Ryhmän luontipäivä

Jokaisella rivillä on toiminnot Asiakkaat, Jäsenet, Nimeä uudelleen ja Poista.

Ryhmän luominen

1. Napsauta Uusi ryhmä
2. Kirjoita Ryhmän nimi (esim. Helsingin asiakkaat)
3. Napsauta Tallenna

Nimen on oltava tilitoimiston sisällä yksilöllinen. Ryhmä syntyy tyhjänä: seuraavaksi siihen lisätään asiakkaat.

Asiakkaiden lisääminen ryhmään

1. Napsauta rivin Asiakkaat
2. Hae asiakasta Lisää asiakas -kentästä nimellä
3. Napsauta Lisää

Poistaminen tapahtuu asiakkaan kohdalta painikkeella Poista.

Asiakas kuuluu vain yhteen ryhmään

Yksi asiakasyritys voi olla kerrallaan vain yhdessä ryhmässä. Jos lisäät asiakkaan, joka on jo toisessa ryhmässä, se siirtyy tähän ryhmään — hakutuloksessa lukee, missä ryhmässä asiakas nyt on. Siirto ei ole kopiointi: vanhan ryhmän kautta saatu pääsy päättyy samalla.

Arkistoituja asiakkuuksia ei tarjota lisättäväksi. Ryhmässä jo olevan asiakkaan tila (Keskeytetty, Arkistoitu) näkyy nimen vieressä.

Mitä lisääminen ja poistaminen tekevät käyttöoikeuksille

• Lisääminen: jokainen työntekijä, jolle ryhmä on myönnetty, saa pääsyn uuteen asiakkaaseen välittömästi.
• Poistaminen: työntekijä, joka pääsi asiakkaaseen vain tämän ryhmän kautta, menettää pääsyn ja hänen istuntonsa kyseiseen työtilaan katkaistaan. Jos hänellä on lisäksi erikseen määritetty asiakkuus samaan asiakkaaseen, pääsy säilyy — erillinen määritys voittaa aina ryhmän.

Asiakkuus itsessään säilyy ennallaan: ryhmästä poistaminen ei päätä asiakassuhdetta eikä kosketa asiakkaan tietoja.

Ryhmän myöntäminen työntekijälle

1. Napsauta rivin Jäsenet
2. Hae työntekijää Myönnä jäsenelle -kentästä sähköpostilla
3. Tarkista roolit: kentät on esitäytetty työntekijän omasta roolipohjasta, ja voit muokata niitä tätä ryhmää varten
4. Napsauta Myönnä ryhmä

Roolit kirjoitetaan isoin kirjaimin muodossa ROLE_MODUULI_TASO, esimerkiksi ROLE_ACCOUNTING_READ, ROLE_BILLING_WRITE tai ROLE_AP_ADMIN. Kaksi rajoitusta:

• Vain olemassa olevia rooleja. Keksitty nimi hylätään virheilmoituksella.
• Vain omia valtuuksiasi. Et voi myöntää oikeuksia, joita sinulla itselläsi ei ole, etkä koko työtilan laajuisia pääkäyttäjäoikeuksia.

Myönnön jälkeen ilmoitus kertoo, kuinka moneen aktiiviseen asiakkaaseen pääsy otettiin käyttöön. Keskeytetyt ja arkistoidut asiakkaat eivät saa pääsyä.

Myönnön voi perua painikkeella Peru. Se poistaa pääsyn niistä asiakkaista, joihin työntekijä pääsi vain ryhmän kautta, ja kirjaa hänet ulos niistä työtiloista; erikseen määritetyt asiakkuudet säilyvät.

Kaikkea pääsyä ei voi ottaa käyttöön

Jos työntekijällä on jo pääsy asiakkaan työtilaan suoraan tai toisen tilitoimiston kautta, Fitor ei kirjoita sitä uusiksi. Näet ilmoituksen, joka nimeää kyseiset asiakkaat. Työntekijä pääsee edelleen sisään, mutta ei tämän tilitoimiston myöntämillä rooleilla — eikä myöskään menetä pääsyä, kun myöntö perutaan täällä. Pääsy on peruttava siellä, missä se on myönnetty.

Ryhmän nimeäminen ja poistaminen

Nimeä uudelleen vaihtaa vain nimen; jäsenyydet ja myönnöt säilyvät.

Poista kysyy varmistuksen, jossa näkyy ryhmän asiakkaiden ja myöntöjen määrä. Poistaminen

• peruu kaikki ryhmämyönnöt: ryhmän kautta saatu pääsy päättyy
• säilyttää asiakkaat — ne jäävät tilitoimistolle, mutta ilman ryhmää
• säilyttää erikseen määritetyt asiakkuudet

Ryhmä vai erillinen asiakkuus?

Tilanne	Suositus
Työntekijä hoitaa kokonaisen asiakasjoukon (alue, toimiala, tiimi)	Myönnä ryhmä — uudet asiakkaat tulevat mukaan automaattisesti
Työntekijä hoitaa yhtä tai kahta nimettyä asiakasta	Määritä asiakkuus erikseen
Työntekijä tarvitsee poikkeavat roolit yhteen asiakkaaseen	Määritä asiakkuus erikseen — se voittaa ryhmän roolit