Asiakkuuden siirto toiseen tilitoimistoon

Kun yritys vaihtaa tilitoimistoa, sen työtilaa ei perusteta uudelleen. Sama työtila siirretään tilitoimistolta toiselle: kirjanpito, tositteet, laskut ja asiakirjat pysyvät paikallaan, ja vain se muuttuu, kuka niitä hoitaa.

Älä perusta yritystä uudelleen

Y-tunnus voi olla käytössä vain yhdellä työtilalla kerrallaan. Jos yrität perustaa asiakasyrityksen, joka on jo toisen tilitoimiston asiakkaana, perustaminen keskeytyy virheilmoitukseen. Uuden työtilan perustaminen ei myöskään olisi sama asia: se jättäisi koko historian vanhaan työtilaan.

Siirto tehdään tukipyynnöllä

Siirrolle ei ole painiketta kummankaan tilitoimiston näkymissä, eikä se ole unohdus. Kirjanpitäjän vaihtuminen on kolmen osapuolen sopimus — asiakkaan, luopuvan tilitoimiston ja vastaanottavan tilitoimiston. Kumpikaan tilitoimisto ei voi päättää siitä yksin: itsepalveluna toteutettuna luopuva toimisto voisi työntää asiakkaan toiselle tai vastaanottava toimisto ottaa asiakkaan itselleen.

Siirto tehdään siksi tukipyynnöllä. Pyynnössä tarvitaan:

• siirtyvä asiakasyritys (nimi ja Y-tunnus)
• vastaanottava tilitoimisto
• perustelu — mihin sopimukseen siirto perustuu
• kuka siirron on hyväksynyt

Perustelu ja hyväksyjä tallennetaan pysyvästi. Ne ovat ainoa jälki siitä, miksi asiakas vaihtoi toimistoa, ja niihin palataan, jos siirtoa joudutaan myöhemmin selvittämään.

Mitä siirto tekee

Siirto tehdään yhtenä toimenpiteenä: asiakkuus päättyy luopuvalta toimistolta ja alkaa vastaanottavalla samalla hetkellä. Välitilaa, jossa asiakkaalla ei ole hoitavaa toimistoa, ei jää.

Muuttuu	Ei muutu
Kuka hoitaa asiakkuutta	Työtilan sisältö: kirjanpito, laskut, asiakirjat
Kenellä on pääsy työtilaan	Y-tunnus ja työtilan tunnus
Kuka asiakkuudesta laskutetaan	Konsernijäsenyydet — omistus ei ole sama asia kuin kirjanpidon hoitaminen

Vastaanottavan tilitoimiston pääkäyttäjät saavat pääsyn heti. Työntekijöille pääsy määritetään normaalisti jälkikäteen — asiakas kerrallaan tai asiakasryhmän kautta.

Luopuvan toimiston luettelossa asiakkuus jää näkyviin tilassa Arkistoitu, jotta historia säilyy, mutta sen henkilöstöllä ei ole enää pääsyä työtilaan.

Luopuvan toimiston pääsy päättyy heti — mutta ei sekunnilleen

Siirtohetkellä luopuvan toimiston työntekijöiden käyttöoikeudet poistetaan. Jo avattu istunto voi silti jatkua vielä enintään noin 15 minuuttia, kunnes sen pääsytunnus vanhenee. Jos pääsyn on katkettava välittömästi, käyttäjätili on poistettava käytöstä.

Rinnakkaista jaksoa ei ole

Luopuva toimisto ei jää "saattamaan asiakkuutta loppuun" siirron jälkeen. Kaksi toimistoa ei voi hoitaa samaa kirjanpitoa yhtä aikaa, eikä Fitorissa ole pelkkää lukuoikeutta, jonka voisi myöntää siirtymäajaksi. Jos luopuva toimisto tarvitsee aineistoa omiin tarpeisiinsa, se on koottava ennen siirtoa.

Ennen siirtoa

1. Sopikaa siirtopäivä asiakkaan ja vastaanottavan toimiston kesken.
2. Viimeistelkää keskeneräiset työt: kirjaukset, täsmäytykset ja määräpäivään sidotut ilmoitukset.
3. Päättäkää tilikausi, jos siirto osuu tilikauden vaihteeseen.
4. Muodostakaa tarvittaessa luovutusaineisto ja tilikausiarkistot — siirron jälkeen luopuva toimisto ei enää pääse työtilaan.
5. Tehkää tukipyyntö.

Milloin siirto ei onnistu

Tilanne	Miksi
Yritys ei ole yhdenkään tilitoimiston asiakkaana	Siirrettävää asiakkuutta ei ole
Yritys on jo vastaanottavan toimiston asiakas	Ei ole mitään siirrettävää
Työtila on hävitetty	Aineisto on tuhottu, eikä hoidettavaa kirjanpitoa ole enää olemassa

Siirron vaikutukset voidaan tarkistaa etukäteen ennen kuin mitään muutetaan, joten pyynnön voi tehdä myös selvityksenä: mitä siirto koskisi ja keneltä pääsy poistuisi.

Jos yritys lähtee Fitorista kokonaan

Silloin kyse ei ole siirrosta vaan päättymisestä: aineisto koostetaan luovutusaineistoksi ja työtila arkistoidaan lakisääteiseksi säilytyskappaleeksi.