Hyväksyntä

Hyväksyntä-osio mahdollistaa ostolaskujen tarkastuksen, hyväksynnän ja jaksotuksen määrittämisen.

Yleiskatsaus

Hyväksyntäprosessi

Saapunut → Tarkastus → Hyväksyntä → Maksuehdo → Maksu
                          ↓
                      Jaksotus
                      (tarvittaessa)

Hyväksyjäroolit

Rooli	Vastuualue
Tarkastaja	Laskun sisällön tarkistus
Hyväksyjä	Laskun hyväksyntä maksuun
Kirjanpitäjä	Tiliöintien tarkistus

Hyväksyntärajat

Laskut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle summan perusteella.

Summa	Hyväksyjä
< 1 000 €	Isännöitsijä
1 000 - 5 000 €	Kiinteistöpäällikkö
5 000 - 20 000 €	Aluejohtaja
> 20 000 €	Toimitusjohtaja

Huom: Rajat voivat vaihdella organisaatiossa. Tarkista omat rajasi kohdasta Asetukset > Ostoreskontra > Hyväksyntärajat.

Hyväksyttävät laskut

Näytön rakenne

Hyväksyttävät-näkymässä näet:

• Odottavat laskut (sinulle osoitetut)
• Laskun perustiedot (toimittaja, summa, eräpäivä)
• Kohdistustiedot
• Tiliöintirivit

Suodattimet

Voit suodattaa laskuja:

• Eräpäivän mukaan
• Toimittajan mukaan
• Summan mukaan
• Kiinteistön mukaan

Laskun hyväksyminen

Perusprosessi

1. Siirry Ostoreskontra > Hyväksyttävät
2. Avaa lasku listalta
3. Tarkista:
   • Toimittajan tiedot
   • Laskun sisältö ja rivit
   • Kohdistus (työtilaus/sopimus)
   • Tiliöintirivit ja tilit
4. Klikkaa Hyväksy
5. Lasku siirtyy maksettavaksi

Tarkistusmuistilista

Ennen hyväksyntää varmista:

Kohta	Tarkista
Toimittaja	Oikea toimittaja, tiedot ajan tasalla
Summa	Täsmää tilaukseen tai sopimukseen
ALV	Oikea ALV-käsittely
Kohdistus	Oikea työtilaus tai sopimus
Tiliöinti	Oikeat kirjanpitotilit
Liitteet	Lasku/kuitti liitetty

Tiliöinnin tarkistus

Tiliöintirivien läpikäynti

Hyväksynnän yhteydessä tarkista tiliöintirivit:

1. Avaa Tiliöinti-välilehti
2. Tarkista jokainen rivi:
   • Kirjanpitotili oikein
   • Dimensiot (kustannuspaikat) oikein
   • Summat täsmäävät
3. Muokkaa tarvittaessa
4. Jatka hyväksyntään

Tilin vaihtaminen

1. Klikkaa tiliöintirivin tilikenttää
2. Hae uusi tili numerolla tai nimellä
3. Valitse oikea tili
4. Tallenna muutos

Dimension lisääminen

1. Klikkaa tiliöintirivin dimensiokenttää
2. Valitse dimensiotyyppi (kustannuspaikka, projekti)
3. Hae ja valitse arvo
4. Tallenna

Jaksotus

Mikä on jaksotus?

Jaksotus jakaa laskun kustannuksen useammalle tilikaudelle kirjanpidossa. Tämä varmistaa, että kustannus kohdistuu oikealle ajalle.

Milloin jaksottaa?

Jaksota kun:

• Lasku kattaa usean kuukauden palvelun
• Vuosittainen vakuutus tai ylläpitosopimus
• Ennakkomaksut
• Pitkäaikaiset hankinnat

Esimerkkejä:

Lasku	Jaksotus
Vuosivakuutus 1 200 €	12 kk × 100 €
6 kk:n huoltosopimus 600 €	6 kk × 100 €
Vuosilisenssit 2 400 €	12 kk × 200 €

Jaksotuksen määrittäminen

1. Avaa lasku hyväksyntään
2. Siirry Tiliöinti-välilehdelle
3. Valitse jaksotettava tiliöintirivi
4. Klikkaa Jaksota
5. Täytä jaksotuksen tiedot:
   • Alkupäivä - Mistä jaksotus alkaa
   • Loppupäivä - Mihin jaksotus päättyy
   • Menetelmä - LINEAR tai MONTHLY
6. Esikatsele jaksotuskirjaukset
7. Hyväksy jaksotus
8. Jatka laskun hyväksyntään

Jaksotusmenetelmät

Menetelmä	Kuvaus	Käyttö
LINEAR	Tasainen jako päivien mukaan	Vakuutukset, lisenssit
MONTHLY	Kuukausittaiset kirjaukset	Ylläpitosopimukset

LINEAR-esimerkki:

• Lasku 1 000 €, 1.1.–31.12. (365 päivää)
• Tammikuu: 1000 × (31/365) = 84,93 €
• Helmikuu: 1000 × (28/365) = 76,71 €
• jne.

MONTHLY-esimerkki:

• Lasku 1 200 €, 1.1.–31.12. (12 kuukautta)
• Tammikuu: 100 €
• Helmikuu: 100 €
• jne.

Jaksotuksen seuranta

Jaksotuskirjaukset syntyvät automaattisesti:

• Kirjaukset tehdään kuukausittain
• Näet jaksotuksen etenemisen laskun tiedoissa
• Voit seurata avoimia jaksotuksia Raportit > Siirtosaamiset

Laskun hylkääminen

Hylkääminen

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Hylkää
3. Valitse hylkäysperuste:
   • Väärä toimittaja
   • Virheellinen summa
   • Ei tilausta
   • Muu syy
4. Kirjoita selvitys
5. Lähetä

Hylätty lasku palautuu käsittelijälle korjattavaksi.

Palautus korjattavaksi

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Palauta
3. Kirjoita mitä pitää korjata:
   • Puuttuva kohdistus
   • Väärä tili
   • Tarkennettava kuvaus
4. Lähetä

Lasku palautuu tarkastajalle täydennettäväksi.

Reklamointi

Reklamaatio toimittajalle

Jos laskussa on virhe:

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Reklamoi
3. Valitse reklamaation syy:
   • Hintavirhe
   • Määrävirhe
   • Laatuvirhe
   • Virheellinen lasku
4. Kirjoita yksityiskohtainen selvitys
5. Liitä tarvittavat dokumentit
6. Lähetä toimittajalle

Lasku siirtyy Riidanalainen-tilaan.

Reklamaation seuranta

• Seuraa reklamaation tilaa laskun tiedoista
• Kirjaa toimittajan vastaukset
• Kun ratkaisu saadaan:
  • Hyväksy korjattu lasku
  • Tai kohdista hyvityslasku

Delegointi

Hyväksyntäoikeuksien delegointi

Loman tai poissaolon ajaksi:

1. Siirry Asetukset > Delegointi
2. Klikkaa Uusi delegointi
3. Valitse sijainen
4. Aseta ajanjakso (alku- ja loppupäivä)
5. Valitse delegoitavat oikeudet:
   • Kaikki laskut
   • Tietty summaraja
   • Tietyt kiinteistöt
6. Aktivoi delegointi

Delegoinnin päättäminen

• Delegointi päättyy automaattisesti loppupäivänä
• Voit päättää delegoinnin aikaisemmin:
  1. Siirry Asetukset > Delegointi
  2. Valitse aktiivinen delegointi
  3. Klikkaa Päätä delegointi

Raportit

Hyväksyntätilasto

Näet hyväksyntätilastot:

• Käsitellyt laskut
• Keskimääräinen käsittelyaika
• Hylkäysaste

Odottavat hyväksynnät

Raportti avoimista hyväksynnöistä:

• Vanhenevat laskut
• Hyväksyjäkohtainen tilanne
• Pullonkaulat

Asetukset

Hyväksyntäsäännöt

Järjestelmänvalvoja voi määrittää:

• Summarajat eri rooleille
• Eskalointisäännöt (jos ei hyväksytä X päivässä)
• Pakolliset kentät hyväksynnässä

Ilmoitukset

Saat ilmoituksen:

• Uusi lasku hyväksyttäväksi
• Eräpäivä lähestyy
• Lasku palautettu korjattavaksi

Määritä ilmoitusasetukset: Asetukset > Ilmoitukset

Seuraavaksi

• Ostolaskut - Laskujen käsittely
• Maksuehdotukset - Maksujen valmistelu
• UKK - Usein kysytyt kysymykset