Ulkoasu
Ostolaskut
Ostolaskut-osio mahdollistaa toimittajalaskujen vastaanoton, tarkastuksen ja hyväksynnän.
Yleiskatsaus
Laskun tilat
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Saapunut | Lasku vastaanotettu, odottaa käsittelyä |
| Tarkastettavana | Sisällön tarkastus käynnissä |
| Hyväksyttävänä | Odottaa hyväksyjän päätöstä |
| Hyväksytty | Valmis maksettavaksi |
| Osittain maksettu | Osa maksettu |
| Maksettu | Kokonaan maksettu |
| Hylätty | Lasku hylätty |
| Riidanalainen | Reklamaatio käynnissä |
Laskutyypit
| Tyyppi | Kuvaus |
|---|---|
| Huoltolasku | Työtilauksen perusteella |
| Sopimuslasku | Sopimuksen mukainen |
| Materiaalilasku | Tarvikkeet ja materiaalit |
| Palvelulasku | Muut palvelut |
| Hyvityslasku | Toimittajan hyvitys |
Laskujen vastaanotto
Verkkolaskut
Verkkolaskut saapuvat automaattisesti:
- Lasku saapuu operaattorilta
- Järjestelmä vastaanottaa
- Tiedot täyttyvät automaattisesti
- Lasku näkyy saapuneissa
Sähköpostilaskut
PDF-laskut sähköpostista:
- Lasku saapuu sähköpostiin
- Järjestelmä noutaa liitteen
- OCR tunnistaa tiedot
- Tarkista ja täydennä manuaalisesti
Manuaalinen kirjaus
- Siirry Ostoreskontra > Ostolaskut
- Klikkaa Uusi lasku
- Täytä laskun tiedot
- Liitä lasku (PDF/kuva)
- Tallenna
Laskun tiedot
Perustiedot
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Toimittaja | Laskun lähettäjä |
| Laskunumero | Toimittajan laskunumero |
| Laskupäivä | Laskun päiväys |
| Eräpäivä | Maksupäivä |
| Summa | Laskun loppusumma |
| ALV | Arvonlisävero |
Laskurivit
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Kuvaus | Palvelun/tuotteen kuvaus |
| Määrä | Kappalemäärä |
| Yksikköhinta | Hinta per yksikkö |
| ALV-% | Verokanta |
| Yhteensä | Rivihinta |
Kohdistus
Laskun kohdistus:
- Työtilaus
- Sopimus
- Kustannuspaikka
- Kirjanpitotili
Laskun käsittely
Tarkastus
- Avaa saapunut lasku
- Tarkista perustiedot:
- Toimittaja oikein
- Summa täsmää
- ALV-käsittely oikein
- Kohdista työtilauksen tai sopimukseen
- Tarkista rivit
- Lähetä hyväksyttäväksi
Kohdistaminen työtilauksen
- Klikkaa Kohdista tilauksen
- Hae työtilaus numerolla tai toimittajalla
- Valitse tilaus
- Järjestelmä vertaa hintoja
- Hyväksy kohdistus
Kohdistaminen sopimukseen
- Klikkaa Kohdista sopimukseen
- Valitse sopimus
- Vertaa sopimushintoja
- Hyväksy kohdistus
Kustannuspaikan valinta
Valitse mihin kustannus kohdistetaan:
- Kiinteistö
- Rakennus
- Yksittäinen kohde
- Yleiskustannus
Hyväksyntä
Hyväksyntärajat
| Summa | Hyväksyjä |
|---|---|
| < 1 000 € | Isännöitsijä |
| 1 000 - 5 000 € | Kiinteistöpäällikkö |
| 5 000 - 20 000 € | Aluejohtaja |
| > 20 000 € | Toimitusjohtaja |
Hyväksyntäprosessi
- Lasku saapuu hyväksyjän jonoon
- Hyväksyjä saa ilmoituksen
- Tarkistaa laskun
- Hyväksyy tai hylkää/palauttaa
Hyväksyminen
- Avaa lasku
- Tarkista sisältö
- Klikkaa Hyväksy
- Lasku siirtyy maksettavaksi
Hylkääminen
- Avaa lasku
- Klikkaa Hylkää
- Kirjoita perustelu
- Lasku palautuu käsittelijälle
Palautus korjattavaksi
- Avaa lasku
- Klikkaa Palauta
- Kirjoita mitä pitää korjata
- Lasku palautuu tarkastajalle
Poikkeamat
Hintapoikkeama
Kun laskun hinta poikkeaa tilauksesta:
- Järjestelmä ilmoittaa poikkeamasta
- Tarkista syy
- Hyväksy poikkeama tai reklamoi
Määräpoikkeama
Kun määrä poikkeaa:
- Vertaa tilauksen ja laskuun
- Selvitä syy
- Päätä käsittelystä
Reklamointi
- Klikkaa Reklamoi lasku
- Valitse reklamaation syy
- Kirjoita selvitys
- Lähetä toimittajalle
- Odota vastausta
Laskujen haku
Hakuehdot
Hae laskuja:
- Toimittajalla
- Laskunumerolla
- Päivämäärällä
- Summalla
- Tilalla
- Työtilauksen numerolla
Suodattimet
- Käsiteltävät laskut
- Erääntyvät laskut
- Tietyn toimittajan laskut
- Tietyn kiinteistön laskut
Erääntyvät laskut
Eräpäiväseuranta
Näe erääntyvät laskut:
- Tänään erääntyvät
- Tällä viikolla
- Seuraavalla viikolla
- Myöhässä olevat
Muistutukset
Järjestelmä muistuttaa:
- Käsittelyä odottavista laskuista
- Lähestyvistä eräpäivistä
- Myöhästyneistä laskuista
Hyvityslaskut
Hyvityksen vastaanotto
- Hyvityslasku saapuu kuten ostolasku
- Tunnistetaan hyvitykseksi (negatiivinen summa)
- Kohdistetaan alkuperäiseen laskuun
- Saldo päivittyy
Hyvityksen käyttö
Hyvitys voidaan:
- Vähentää seuraavasta laskusta
- Pyytää takaisinmaksua
- Jättää tilille myöhempää käyttöä varten
Raportointi
Ostovelat
- Avoimet velat toimittajittain
- Erääntymisraportti
- Maksuennuste
Laskutilastot
- Laskujen määrä
- Keskimääräinen laskusumma
- Käsittelyaika
Kustannusanalyysi
- Kustannukset toimittajittain
- Kustannukset kiinteistöittäin
- Vertailu budjettiin
Asetukset
Hyväksyntärajat
Määritä hyväksyntärajat:
- Summarajat
- Hyväksyjäroolit
- Eskalointisäännöt
Tiliöintisäännöt
Määritä automaattiset tiliöinnit:
- Toimittajakohtaiset
- Laskutyyppikohtaiset
- Oletustilit
Ilmoitukset
Määritä ilmoitukset:
- Uusi lasku
- Hyväksyntäpyyntö
- Eräpäivämuistutus
Seuraavaksi
- Maksuehdotukset - Maksujen valmistelu
- UKK - Usein kysytyt kysymykset