Ostolaskut

Ostolaskut-osio mahdollistaa toimittajalaskujen vastaanoton, tarkastuksen ja hyväksynnän.

Yleiskatsaus

Laskun tilat

Tila	Kuvaus
Saapunut	Lasku vastaanotettu, odottaa käsittelyä
Tarkastettavana	Sisällön tarkastus käynnissä
Hyväksyttävänä	Odottaa hyväksyjän päätöstä
Hyväksytty	Valmis maksettavaksi
Osittain maksettu	Osa maksettu
Maksettu	Kokonaan maksettu
Hylätty	Lasku hylätty
Riidanalainen	Reklamaatio käynnissä

Laskutyypit

Tyyppi	Kuvaus
Huoltolasku	Työtilauksen perusteella
Sopimuslasku	Sopimuksen mukainen
Materiaalilasku	Tarvikkeet ja materiaalit
Palvelulasku	Muut palvelut
Hyvityslasku	Toimittajan hyvitys

Laskujen vastaanotto

Verkkolaskut

Verkkolaskut saapuvat automaattisesti:

1. Lasku saapuu operaattorilta
2. Järjestelmä vastaanottaa
3. Tiedot täyttyvät automaattisesti
4. Lasku näkyy saapuneissa

Sähköpostilaskut

PDF-laskut sähköpostista:

1. Lasku saapuu sähköpostiin
2. Järjestelmä noutaa liitteen
3. OCR tunnistaa tiedot
4. Tarkista ja täydennä manuaalisesti

Manuaalinen kirjaus

1. Siirry Ostoreskontra > Ostolaskut
2. Klikkaa Uusi lasku
3. Täytä laskun tiedot
4. Liitä lasku (PDF/kuva)
5. Tallenna

Laskun tiedot

Perustiedot

Kenttä	Kuvaus
Toimittaja	Laskun lähettäjä
Laskunumero	Toimittajan laskunumero
Laskupäivä	Laskun päiväys
Eräpäivä	Maksupäivä
Summa	Laskun loppusumma
ALV	Arvonlisävero

Laskurivit

Laskurivit kuvaavat toimittajan laskulla olevat tuotteet ja palvelut.

Kenttä	Kuvaus
Koodi	Tuotteen/palvelun koodi
Nimike	Tuotteen/palvelun nimi
Riviselite	Lisätiedot rivistä
Määrä	Kappalemäärä
Yksikköhinta	Hinta per yksikkö
Ale-%	Rivialennus prosentteina
ALV-%	Verokanta
ALV-tunnus	Verokoodi (esim. KOMY, EUVAT)
Veroton	Nettosumma
Verollinen	Bruttosumma

Kirjauspäivä

Kirjauspäivä määrittää milloin lasku kirjataan kirjanpitoon.

Kenttä	Kuvaus
Laskupäivä	Toimittajan laskun päiväys
Kirjauspäivä	Milloin kirjataan pääkirjaan
Eräpäivä	Maksupäivä

Kirjauspäivä voi poiketa laskupäivästä esimerkiksi:

• Lasku saapuu seuraavalla tilikaudella
• Kirjaus halutaan kohdistaa oikealle kaudelle

Kohdistus

Laskun kohdistus:

• Työtilaus
• Sopimus
• Kustannuspaikka
• Kirjanpitotili

Tiliöintirivit

Tiliöintirivit ovat erillisiä kirjanpidon kirjausrivejä, jotka määrittävät miten laskun kustannukset kirjataan pääkirjaan.

Laskurivit vs. Tiliöintirivit

Ominaisuus	Laskurivit	Tiliöintirivit
Tarkoitus	Laskun sisältö	Kirjanpidon kirjaukset
Lähde	Toimittajan lasku	Tiliöintisäännöt/käsin
Tilit	-	Kirjanpitotili
Dimensiot	-	Kustannuspaikat

Tiliöintirivin kentät

Kenttä	Kuvaus
Nimike	Kirjauksen kuvaus
Määrä	Kappalemäärä
Yksikköhinta	Hinta per yksikkö
Summa	Kokonaissumma
ALV-%	Verokanta
ALV-tunnus	Verokoodi (esim. KOMY)
Riviselite	Lisätiedot kirjauksesta
Kirjanpitotili	Pääkirjatili
Dimensiot	Kustannuspaikat
Jaksotus	Jaksotusasetukset

Tiliöintirivin lisääminen

1. Avaa laskun käsittelynäkymä
2. Siirry Tiliöinti-välilehdelle
3. Klikkaa Lisää tiliöintirivi
4. Valitse kirjanpitotili
5. Täytä summa ja muut tiedot
6. Lisää tarvittaessa dimensiot
7. Tallenna

Automaattiset tiliehdotukset

Järjestelmä ehdottaa kirjanpitotiliä automaattisesti perustuen:

1. Toimittajan oletustili - Jos toimittajalle on määritetty oletustili
2. Palvelukategoria - Toimittajan palvelutyypin perusteella
3. Historia - Aiempien laskujen perusteella

Ehdotuksen luotettavuus näkyy värikoodilla:

• 🟢 Korkea luottamus - Toimittajan oletustili
• 🟡 Keskitaso - Palvelukategorian perusteella
• 🟠 Matala - Historian perusteella

Voit hyväksyä ehdotuksen tai valita toisen tilin manuaalisesti.

Jaksotus

Jaksotus jakaa laskun kustannuksen useammalle tilikaudelle.

Milloin jaksottaa:

• Lasku kattaa usean kuukauden palvelun
• Vuosittainen vakuutus tai ylläpitosopimus

Jaksotuksen asetukset:

Asetus	Kuvaus
Alkupäivä	Jaksotuksen alkamispäivä
Loppupäivä	Jaksotuksen päättymispäivä
Menetelmä	LINEAR (tasainen) tai MONTHLY (kuukausittain)

Jaksotuksen määrittäminen:

1. Avaa lasku hyväksyttäväksi
2. Valitse tiliöintirivi
3. Klikkaa Jaksota
4. Aseta alku- ja loppupäivä
5. Valitse menetelmä
6. Hyväksy lasku

Jaksotuskirjaukset syntyvät automaattisesti kirjanpitoon.

Laskun käsittely

Tarkastus

1. Avaa saapunut lasku
2. Tarkista perustiedot:
   • Toimittaja oikein
   • Summa täsmää
   • ALV-käsittely oikein
3. Kohdista työtilauksen tai sopimukseen
4. Tarkista rivit
5. Lähetä hyväksyttäväksi

Kohdistaminen työtilauksen

1. Klikkaa Kohdista tilauksen
2. Hae työtilaus numerolla tai toimittajalla
3. Valitse tilaus
4. Järjestelmä vertaa hintoja
5. Hyväksy kohdistus

Kohdistaminen sopimukseen

1. Klikkaa Kohdista sopimukseen
2. Valitse sopimus
3. Vertaa sopimushintoja
4. Hyväksy kohdistus

Kustannuspaikan valinta

Valitse mihin kustannus kohdistetaan:

• Kiinteistö
• Rakennus
• Yksittäinen kohde
• Yleiskustannus

Hyväksyntä

Hyväksyntärajat

Summa	Hyväksyjä
< 1 000 €	Isännöitsijä
1 000 - 5 000 €	Kiinteistöpäällikkö
5 000 - 20 000 €	Aluejohtaja
> 20 000 €	Toimitusjohtaja

Hyväksyntäprosessi

1. Lasku saapuu hyväksyjän jonoon
2. Hyväksyjä saa ilmoituksen
3. Tarkistaa laskun
4. Hyväksyy tai hylkää/palauttaa

Hyväksyminen

1. Avaa lasku
2. Tarkista sisältö
3. Klikkaa Hyväksy
4. Lasku siirtyy maksettavaksi

Kirjanpito-osio: kirjautuiko lasku?

Hyväksyminen muodostaa laskusta tositteen kirjanpitoon, mutta tosite muodostuu vasta hyväksynnän jälkeen taustalla. Jos kirjanpito ei ota tositetta vastaan — esimerkiksi kausi on lukittu hyväksynnän jälkeen — lasku näkyy silti hyväksyttynä.

Laskun Kirjanpito-osio kertoo kumpi tilanne on:

Osiossa lukee	Mitä se tarkoittaa	Mitä teet
(osiota ei näy)	Laskulla on tosite. Otsikkorivin Tosite-merkki vie siihen.	—
Lasku odottaa hyväksyntää	Tosite syntyy vasta hyväksynnässä.	Hyväksy lasku
Ei vielä kirjattu	Kirjanpito ottaa kirjauksen vastaan, tositetta ei ole vielä muodostettu.	Odota hetki, tai klikkaa Kirjaa lasku uudelleen
Laskulla ei ole tiliöintiä / Tiliöintiriviltä puuttuu tili	Tiliöinti on kesken.	Täydennä tiliöinti ja klikkaa Kirjaa lasku uudelleen
Tiliöintiriviltä puuttuu verokanta	Rivin arvonlisävero jäisi vähentämättä, jos kirjaus tehtäisiin sellaisenaan.	Täydennä verokanta ja klikkaa Kirjaa lasku uudelleen
Ostovelkatiliä ei ole määritetty	Kirjanpidon asetuksista puuttuu oletusostovelkatili.	Aseta tili kirjanpidon asetuksissa ja kirjaa uudelleen
Kirjauspäivälle ei löydy tilikautta	Kirjauspäivä ei kuulu mihinkään tilikauteen.	Perusta puuttuva tilikausi ja kirjaa uudelleen
Tilikauden tilinpäätös on kesken / Tilikausi on suljettu / lukittu, kirjauskausi on lukittu, verokausi on jo ilmoitettu	Kausi ei ota kirjausta vastaan.	Vie tilinpäätös loppuun tai peru se, avaa kausi, tai vapauta lukko — ja kirjaa uudelleen
Kirjanpito alkaa vasta myöhemmin	Kirjauspäivä on ennen kirjanpidon ensimmäistä tilikautta. Tämä on odotettu, pysyvä tila — lasku ei siirry kirjanpitoon koskaan, koska sitä edeltävät erät sisältyvät avaaviin saldoihin, eikä mitään puutu.	—
Laskua ei kirjata kirjanpitoon	Lasku on hylätty tai peruutettu — tositetta ei muodostu eikä kirjanpidosta puutu mitään.	—
Laskun kirjanpitoa ei löydy / Kirjanpito ei ole käytössä	Lasku viittaa kirjanpitoon, jota ei enää ole, tai joka ei ole aktiivinen.	Ota yhteyttä pääkäyttäjään

Osio kertoo myös minkä päivän perusteella kirjanpito arvioi laskun: kirjauspäivän, tai laskupäivän jos kirjauspäivää ei ole asetettu.

Kirjauspäivää ei voi vaihtaa hyväksynnän jälkeen

Hyväksytyn ostolaskun kirjauspäivä on lukittu. Jos kausi on väärä, avaa kausi tai vapauta kausilukko ja kirjaa lasku uudelleen — päivää ei voi siirtää toiselle kaudelle jälkikäteen. Tarkista siis kirjauspäivä ennen hyväksyntää: osio varoittaa jo silloin, jos hyväksyminen johtaisi hylättyyn kirjaukseen.

Hylkääminen

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Hylkää
3. Kirjoita perustelu
4. Lasku palautuu käsittelijälle

Palautus korjattavaksi

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Palauta
3. Kirjoita mitä pitää korjata
4. Lasku palautuu tarkastajalle

Poikkeamat

Hintapoikkeama

Kun laskun hinta poikkeaa tilauksesta:

1. Järjestelmä ilmoittaa poikkeamasta
2. Tarkista syy
3. Hyväksy poikkeama tai reklamoi

Määräpoikkeama

Kun määrä poikkeaa:

1. Vertaa tilauksen ja laskuun
2. Selvitä syy
3. Päätä käsittelystä

Reklamointi

1. Klikkaa Reklamoi lasku
2. Valitse reklamaation syy
3. Kirjoita selvitys
4. Lähetä toimittajalle
5. Odota vastausta

Laskujen haku

Hakuehdot

Hae laskuja:

• Toimittajalla
• Laskunumerolla
• Päivämäärällä
• Summalla
• Tilalla
• Työtilauksen numerolla

Suodattimet

• Käsiteltävät laskut
• Erääntyvät laskut
• Tietyn toimittajan laskut
• Tietyn kiinteistön laskut

Erääntyvät laskut

Eräpäiväseuranta

Näe erääntyvät laskut:

• Tänään erääntyvät
• Tällä viikolla
• Seuraavalla viikolla
• Myöhässä olevat

Muistutukset

Järjestelmä muistuttaa:

• Käsittelyä odottavista laskuista
• Lähestyvistä eräpäivistä
• Myöhästyneistä laskuista

Hyvityslaskut

Hyvityksen vastaanotto

1. Hyvityslasku saapuu kuten ostolasku
2. Tunnistetaan hyvitykseksi (negatiivinen summa)
3. Kohdistetaan alkuperäiseen laskuun
4. Saldo päivittyy

Hyvityksen käyttö

Hyvitys voidaan:

• Vähentää seuraavasta laskusta
• Pyytää takaisinmaksua
• Jättää tilille myöhempää käyttöä varten

Raportointi

Ostovelat

• Avoimet velat toimittajittain
• Erääntymisraportti
• Maksuennuste

Laskutilastot

• Laskujen määrä
• Keskimääräinen laskusumma
• Käsittelyaika

Kustannusanalyysi

• Kustannukset toimittajittain
• Kustannukset kiinteistöittäin
• Vertailu budjettiin

Asetukset

Hyväksyntärajat

Määritä hyväksyntärajat:

• Summarajat
• Hyväksyjäroolit
• Eskalointisäännöt

Tiliöintisäännöt

Automaattiset tiliöintisäännöt nopeuttavat laskujen käsittelyä.

Sääntötyypit:

Tyyppi	Kuvaus
Toimittajan oletustili	Toimittajalle määritetty kirjanpitotili
Palvelukategoria	Toimittajan palvelutyypin mukainen tili
Historiapohjainen	Aiempien laskujen perusteella

Toimittajan oletustilin asettaminen:

1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
2. Avaa toimittajan tiedot
3. Täytä Oletuskirjanpitotili
4. Tallenna

Palvelukategorioiden tilit:

Järjestelmässä on valmiit tiliöinnit yleisille palvelukategorioille:

• Huoltopalvelut → Korjaukset ja kunnossapito
• Siivous → Siivous ja puhtaanapito
• Piha-alueet → Ulkoalueiden hoito
• Turvallisuus → Turvallisuuspalvelut
• Materiaalit → Ostot

Historiapohjainen ehdotus:

Järjestelmä oppii aiemmista laskuista:

• Analysoi saman toimittajan aiempia laskuja
• Ehdottaa useimmin käytettyä tiliä
• Luottamus kasvaa käyttökertojen myötä

Ilmoitukset

Määritä ilmoitukset:

• Uusi lasku
• Hyväksyntäpyyntö
• Eräpäivämuistutus

Seuraavaksi

• Maksuehdotukset - Maksujen valmistelu
• UKK - Usein kysytyt kysymykset