Usein kysytyt kysymykset

Tältä sivulta löydät vastaukset yleisimpiin ostoreskontraa koskeviin kysymyksiin.

Ostolaskut

Miten vastaanotan ostolaskun?

Verkkolaskut saapuvat automaattisesti järjestelmään.

Sähköpostilaskut:

1. Järjestelmä noutaa PDF-liitteet
2. OCR tunnistaa tiedot
3. Tarkista ja täydennä tarvittaessa

Manuaalinen kirjaus:

1. Siirry Ostoreskontra > Ostolaskut
2. Klikkaa Uusi lasku
3. Täytä tiedot ja liitä lasku

Miten kohdistan laskun työtilauksen?

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Kohdista tilaukseen
3. Hae tilaus numerolla tai toimittajalla
4. Valitse oikea tilaus
5. Järjestelmä täsmäyttää hinnat
6. Tallenna kohdistus

Miten käsittelen hintapoikkeaman?

Kun laskun hinta poikkeaa tilauksesta:

1. Järjestelmä näyttää varoituksen
2. Tarkista syy (lisätyö, materiaali, virhe)
3. Jos oikeutettu: hyväksy poikkeama
4. Jos virheellinen: reklamoi toimittajalle

Miten hyväksyn laskun?

1. Avaa hyväksyntää odottava lasku
2. Tarkista sisältö ja kohdistus
3. Klikkaa Hyväksy
4. Lasku siirtyy maksettavaksi

Jos lasku ylittää hyväksyntärajasi, se siirtyy seuraavalle hyväksyjälle.

Miten hylkään laskun?

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Hylkää
3. Valitse hylkäysperuste
4. Kirjoita selvitys
5. Lähetä - lasku palautuu käsittelijälle

Miten reklamoin laskun?

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Reklamoi
3. Valitse reklamaation syy
4. Kirjoita yksityiskohtainen selvitys
5. Lähetä toimittajalle
6. Lasku siirtyy "Riidanalainen"-tilaan

Miten käsittelen hyvityslaskun?

1. Hyvityslasku saapuu kuten ostolasku
2. Tunnistetaan automaattisesti (negatiivinen summa)
3. Kohdista alkuperäiseen laskuun
4. Hyvitys vähentää avointa saldoa

Mitä ovat tiliöintirivit?

Tiliöintirivit ovat erillisiä kirjanpidon kirjausrivejä, jotka määrittävät miten laskun kustannukset kirjataan pääkirjaan.

Ero laskuriveihin:

• Laskurivit = toimittajan laskun sisältö (tuotteet, palvelut)
• Tiliöintirivit = kirjanpidon kirjaukset (tilit, kustannuspaikat)

Tiliöintirivit voivat poiketa laskuriveistä. Esimerkiksi yksi laskurivi voidaan jakaa useammalle kirjanpitotilille tai kustannuspaikalle.

Lisätietoja: Ostolaskut - Tiliöintirivit

Miten kirjanpitotili valitaan automaattisesti?

Järjestelmä ehdottaa kirjanpitotiliä automaattisesti kolmella tavalla:

1. Toimittajan oletustili (🟢 korkea luottamus)

   • Jos toimittajalle on määritetty oletustili, sitä ehdotetaan ensimmäisenä

2. Palvelukategoria (🟡 keskitasoinen luottamus)

   • Toimittajan palvelutyypin perusteella
   • Esim. huoltopalvelu → Korjaukset ja kunnossapito

3. Historia (🟠 matala luottamus)

   • Analysoi saman toimittajan aiempia laskuja
   • Ehdottaa useimmin käytettyä tiliä

Huom: Ehdotus on aina tarkistettava. Voit hyväksyä ehdotuksen klikkaamalla sitä tai valita toisen tilin manuaalisesti.

Mikä on kirjauspäivän merkitys?

Kirjauspäivä määrittää milloin lasku kirjataan kirjanpitoon (pääkirjaan).

Päivämäärä	Merkitys
Laskupäivä	Toimittajan laskun päiväys
Kirjauspäivä	Milloin kirjaus näkyy pääkirjassa
Eräpäivä	Milloin lasku on maksettava

Milloin kirjauspäivä poikkeaa laskupäivästä?

• Lasku saapuu seuraavalla tilikaudella
• Halutaan kohdistaa kirjaus oikealle kaudelle
• Tilinpäätöstilanteessa

Miten jaksotus toimii?

Jaksotus jakaa laskun kustannuksen useammalle tilikaudelle kirjanpidossa.

Milloin jaksottaa:

• Lasku kattaa usean kuukauden palvelun (esim. vuosivakuutus)
• Ylläpitosopimukset
• Ennakkomaksut

Esimerkki: 12 kk:n vakuutuslasku 1 200 € → jaksotettuna 100 €/kk

Jaksotuksen määrittäminen:

1. Avaa lasku hyväksyttäväksi
2. Valitse tiliöintirivi
3. Klikkaa Jaksota
4. Aseta alkupäivä ja loppupäivä
5. Valitse menetelmä:
   • LINEAR = tasainen jako päivien mukaan
   • MONTHLY = kuukausittaiset kirjaukset
6. Hyväksy lasku

Jaksotuskirjaukset syntyvät automaattisesti kirjanpitoon.

Miten verkkolaskusta luodaan uusi toimittaja?

Kun verkkolasku saapuu tuntemattomalta toimittajalta:

1. Järjestelmä tunnistaa uuden toimittajan Y-tunnuksesta
2. Toimittaja luodaan automaattisesti Finvoice-tiedoista:
   • Nimi
   • Y-tunnus
   • Pankkitili (IBAN)
   • Osoite
3. Lasku linkitetään uuteen toimittajaan
4. Tarkista ja täydennä toimittajan tiedot tarvittaessa

Huom: Manuaalisesti kirjattaessa toimittaja on luotava ensin Toimittajat-rekisteriin.

Maksuehdotukset

Miten luon maksuehdotuksen?

1. Siirry Ostoreskontra > Maksuehdotukset
2. Klikkaa Luo maksuehdotus
3. Valitse kriteerit:
   • Eräpäivä (esim. 7 päivän sisällä)
   • Toimittajat (kaikki tai valitut)
   • Maksutili
4. Tarkista laskut
5. Tallenna ehdotus

Miten lisään laskun maksuehdotukseen?

1. Avaa maksuehdotus
2. Klikkaa Lisää lasku
3. Hae lasku toimittajan tai numeron mukaan
4. Valitse ja lisää

Miten poistan laskun maksuehdotuksesta?

1. Avaa maksuehdotus
2. Valitse poistettava lasku
3. Klikkaa Poista ehdotuksesta
4. Lasku palaa maksettavien jonoon

Miten maksan laskun osittain?

1. Avaa lasku maksuehdotuksessa
2. Muokkaa Maksettava summa -kenttää
3. Tallenna
4. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi

Miten hyväksyn maksuehdotuksen?

1. Avaa valmis maksuehdotus
2. Tarkista laskut ja kokonaissumma
3. Varmista tilin kate
4. Klikkaa Hyväksy
5. Ehdotus siirtyy maksatukseen

Miten lähetän maksut pankkiin?

Automaattinen pankkiyhteys:

1. Hyväksy maksuehdotus
2. Klikkaa Suorita maksut
3. Järjestelmä lähettää pankkiin automaattisesti

Manuaalinen:

1. Klikkaa Luo maksutiedosto
2. Lataa SEPA-tiedosto
3. Kirjaudu verkkopankkiin
4. Lähetä tiedosto

Miten vahvistan maksut suoritetuiksi?

Kun maksut on veloitettu tililtä:

1. Järjestelmä noutaa kuittauksen automaattisesti
2. Tai: manuaalisesti Merkitse maksetuksi
3. Laskut siirtyvät maksetuiksi

Kassanhallinta

Miten tarkistan kassatilanteen ennen maksuja?

1. Siirry Ostoreskontra > Kassaennuste
2. Näet:
   • Nykyinen saldo
   • Erääntyvät maksut
   • Odotettavat tulot
   • Ennuste tulevalle jaksolle

Mitä teen jos kate ei riitä kaikkiin maksuihin?

1. Priorisoi maksut:
   • Erääntyneimmät ensin
   • Tärkeimmät toimittajasuhteet
   • Viivästyskorkojen välttäminen
2. Poista vähemmän kiireelliset laskut ehdotuksesta
3. Siirrä maksupäivää tarvittaessa

Miten välttän viivästyskorot?

• Käsittele laskut heti kun ne saapuvat
• Luo maksuehdotukset säännöllisesti (esim. viikoittain)
• Seuraa eräpäivävaroituksia
• Priorisoi erääntyneet laskut

Hyväksyntä

Mitkä ovat hyväksyntärajat?

Oletusrajat (voi vaihdella organisaatiossa):

Summa	Hyväksyjä
< 1 000 €	Isännöitsijä
1 000 - 5 000 €	Kiinteistöpäällikkö
5 000 - 20 000 €	Aluejohtaja
> 20 000 €	Toimitusjohtaja

Miten muutan hyväksyntärajoja?

Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan. Rajat määritellään: Asetukset > Ostoreskontra > Hyväksyntärajat

Miten delegoin hyväksyntäoikeuteni lomalla?

1. Siirry Asetukset > Delegointi
2. Valitse sijainen
3. Aseta ajanjakso
4. Aktivoi delegointi

Integraatiot

Miten laskut näkyvät kirjanpidossa?

Laskut kirjautuvat automaattisesti:

• Ostovelat-tilille
• ALV-tilille
• Kustannustilille (kohdistuksen mukaan)

Maksun yhteydessä:

• Ostovelat vähenee
• Pankkitili vähenee

Miten toimittajan tiedot täyttyvät laskulle?

Kun lasku saapuu tunnistetulta toimittajalta:

• Toimittajatiedot täyttyvät automaattisesti
• Oletustilit ja -kohdistukset
• Sopimushinnasto vertailuun

Miten kustannukset kohdistuvat kiinteistöille?

1. Kohdista lasku työtilauksen tai sopimukseen
2. Työtilauksen/sopimuksen kiinteistötieto siirtyy
3. Tai: valitse kiinteistö manuaalisesti

Ongelmatilanteet

Lasku ei täsmää tilaukseen

1. Tarkista syy (lisätyöt, materiaalit, virhe)
2. Jos oikeutettu poikkeama: hyväksy selityksen kera
3. Jos virhe: reklamoi toimittajalle
4. Dokumentoi päätös

Maksu epäonnistui

1. Tarkista virheilmoitus pankilta
2. Yleisiä syitä:
   • Virheellinen tilinumero
   • Riittämätön kate
   • Tekniset ongelmat
3. Korjaa virhe
4. Yritä maksua uudelleen

Duplikaattilasku saapui

1. Järjestelmä varoittaa mahdollisesta duplikaatista
2. Tarkista onko sama lasku
3. Jos duplikaatti: hylkää ja merkitse duplikaatiksi
4. Jos eri lasku: hyväksy normaalisti

Toimittaja lähetti väärän summan

1. Älä hyväksy laskua sellaisenaan
2. Reklamoi toimittajalle
3. Odota korjauslaskua tai hyvitystä
4. Käsittele korjattu lasku normaalisti

Raportit

Miten näen avoimet ostovelat?

1. Siirry Ostoreskontra > Raportit > Ostovelat
2. Näet avoimet laskut toimittajittain
3. Suodata tarvittaessa (eräpäivä, toimittaja)

Miten näen erääntyneet laskut?

1. Siirry Ostoreskontra > Ostolaskut
2. Suodata: Tila = Erääntynyt
3. Tai: Raportit > Erääntymisraportti

Miten saan raportin kustannuksista toimittajittain?

1. Siirry Ostoreskontra > Raportit > Toimittajakohtaiset ostot
2. Valitse aikajakso
3. Näet yhteenvedon toimittajittain
4. Vie Excel-muotoon tarvittaessa

Tarvitsetko lisäapua?

Jos et löydä vastausta kysymykseesi:

• Tarkista Ostolaskut yksityiskohtaisiin ohjeisiin
• Ota yhteyttä tukeen: support@fitor.fi