Maksuehdotukset

Maksuehdotukset-osio mahdollistaa maksujen tehokkaan valmistelun ja suorittamisen.

Yleiskatsaus

Maksuehdotuksen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Valmisteluvaiheessa, ei vielä hyväksytty
Hyväksytty	Valmis maksettavaksi
Lähetetty pankkiin	Maksuaineisto lähetetty pankkiin Web Services -yhteydellä, odottaa vahvistusta
Suoritettu	Maksut suoritettu
Peruutettu	Ehdotus peruutettu

Maksuehdotuksen luominen

Automaattinen luonti

1. Siirry Ostoreskontra > Maksuehdotukset
2. Klikkaa Luo maksuehdotus
3. Valitse kriteerit:
   • Eräpäivä (esim. seuraavat 7 päivää)
   • Toimittaja (kaikki tai valitut)
   • Maksutili
4. Järjestelmä kerää maksettavat laskut
5. Tarkista ehdotus
6. Tallenna

Manuaalinen luonti

1. Klikkaa Uusi maksuehdotus
2. Valitse maksutili
3. Lisää laskuja manuaalisesti:
   • Hae toimittajan tai laskunumeron mukaan
   • Valitse maksettavat laskut
4. Tallenna

Yksittäisen laskun maksu

1. Avaa hyväksytty lasku
2. Klikkaa Maksa nyt
3. Valitse maksutili
4. Vahvista maksu

Maksuehdotuksen sisältö

Perustiedot

Kenttä	Kuvaus
Ehdotusnumero	Yksilöivä tunnus
Luontipäivä	Milloin luotu
Maksupäivä	Suunniteltu maksupäivä
Maksutili	Mistä tilistä maksetaan
Kokonaissumma	Kaikkien laskujen summa

Laskut ehdotuksessa

Jokainen lasku näyttää:

• Toimittaja
• Laskunumero
• Alkuperäinen summa
• Maksettava summa
• Eräpäivä
• Myöhästymispäivät

Yhteenveto

• Laskujen lukumäärä
• Kokonaissumma
• Ryhmittely toimittajittain
• Kassavaikutus

Maksuehdotuksen muokkaus

Laskun poistaminen

1. Avaa maksuehdotus
2. Valitse poistettava lasku
3. Klikkaa Poista ehdotuksesta
4. Lasku palaa maksettavien jonoon

Laskun lisääminen

1. Avaa maksuehdotus
2. Klikkaa Lisää lasku
3. Hae ja valitse lasku
4. Lisää ehdotukseen

Osittainen maksu

Maksa vain osa laskusta:

1. Avaa lasku ehdotuksessa
2. Muokkaa maksettavaa summaa
3. Tallenna

Huomio

Osittainen maksu jättää laskun osittain maksetuksi.

Maksupäivän muutos

1. Avaa maksuehdotus
2. Muokkaa maksupäivää
3. Tallenna

Maksuehdotuksen hyväksyntä

Hyväksyntäprosessi

Summa	Hyväksyjä
< 10 000 €	Talouspäällikkö
10 000 - 50 000 €	Talousjohtaja
> 50 000 €	Toimitusjohtaja

Hyväksyminen

1. Tarkista ehdotuksen sisältö
2. Varmista kassatilanne
3. Klikkaa Hyväksy
4. Ehdotus siirtyy maksatukseen

Hylkääminen

1. Klikkaa Hylkää
2. Anna perustelu
3. Ehdotus palautuu muokattavaksi

Maksatus

Maksutiedoston luonti

Kun ehdotus on hyväksytty:

1. Avaa maksuehdotus ja klikkaa Lataa SEPA-aineisto
2. Järjestelmä luo SEPA-tiedoston (pain.001) ehdotuksen riveistä
3. Tiedosto latautuu nimellä sepa-<ehdotuksen numero>.xml
4. Vie tiedosto pankkisi verkkopalveluun maksettavaksi

Aineiston voi ladata myös jälkikäteen jo maksetusta ehdotuksesta, jolloin saat arkistokappaleen siitä, mitä pankkiin lähetettiin.

Edellytykset

Aineiston luonti vaatii, että kirjanpitoon on liitetty pankkitili (maksutili, jolta maksut veloitetaan) ja että jokaisella ehdotuksen laskulla on saajan IBAN. Jos jokin puuttuu, lataus keskeytyy virheilmoitukseen — vajaata maksuaineistoa ei koskaan muodosteta. Hyväksymättömästä (Luonnos) tai peruutetusta ehdotuksesta aineistoa ei saa lainkaan.

Pankkiin lähetys

Vaihtoehdot:

• Automaattinen: Suora pankkiyhteys
• Manuaalinen: Lataa tiedosto ja lähetä verkkopankkiin

Aktiivinen pankkiyhteys

Jos yrityksellä on aktiivinen Web Services -pankkiyhteys, maksuaineisto lähetetään pankkiin suoraan. Tällöin maksuehdotus jää tilaan Lähetetty pankkiin, kunnes pankki vahvistaa maksut. Kun pankin palaute saapuu, ehdotus siirtyy Maksettu-tilaan tai — jos pankki hylkää maksun — palautuu hyväksytyksi ja näyttää pankin palautteen hylkäyksen syystä.

Maksun vahvistus

Kun maksut on suoritettu:

1. Nouda pankin kuittaus
2. Kohdista maksut laskuille
3. Laskut siirtyvät maksetuksi

Kassanhallinta

Kassatilanteen tarkistus

Ennen maksuehdotusta:

1. Tarkista tilin saldo
2. Huomioi odotettavat tulot
3. Varmista kate maksuille

Maksujen priorisointi

Jos kate ei riitä kaikkiin:

1. Priorisoi erääntyneimmät
2. Huomioi toimittajasuhteet
3. Vältä viivästyskorkoja
4. Poista vähemmän kiireelliset

Kassaennuste

Näe tuleva kassatilanne:

• Nykyinen saldo
• Odotettavat maksut
• Odotettavat tulot
• Ennuste päivittäin/viikoittain

Viivästyskorot

Viivästyskorkolasku

Jos lasku maksetaan myöhässä:

• Toimittaja voi lähettää korkolaskun
• Korko lasketaan korkolain mukaan
• Kirjataan korkokuluksi

Viivästyksen välttäminen

• Käsittele laskut ajoissa
• Luo maksuehdotukset säännöllisesti
• Seuraa eräpäiviä aktiivisesti

Maksujen seuranta

Maksustatus

Seuraa maksuehdotuksen tilaa:

• Lähetetty pankkiin
• Suoritettu
• Epäonnistunut

Virhetilanteet

Jos maksu epäonnistuu:

1. Tarkista virhesyy
2. Korjaa tiedot (esim. tilinumero)
3. Yritä uudelleen

Maksuhistoria

Näe aiemmat maksut:

• Maksuehdotukset
• Yksittäiset laskut
• Kokonaissummat

Raportointi

Maksuennuste

• Erääntyvät maksut aikajaksolla
• Kassavaikutus
• Maksukyky

Maksuraportti

• Suoritetut maksut
• Toimittajakohtaiset summat
• Maksujen jakautuminen

Erääntymisraportti

Ikä	Summa
Ei erääntynyt	XXX €
1-30 pv	XXX €
31-60 pv	XXX €
61-90 pv	XXX €
> 90 pv	XXX €

Asetukset

Maksutiliasetukset

• Käytettävät pankkitilit
• Oletustili
• SEPA-asetukset

Hyväksyntäasetukset

• Summarajat
• Hyväksyjäroolit
• Kaksoishyväksyntä

Automatisointi

• Automaattinen ehdotuksen luonti
• Aikataulutus
• Ilmoitukset

Seuraavaksi

• UKK - Usein kysytyt kysymykset
• Kirjanpito - Kirjanpidon integraatio