Toimittajasopimukset

Toimittajasopimukset-osio mahdollistaa palvelusopimusten, puitejärjestelyjen ja urakkasopimusten hallinnan.

Yleiskatsaus

Sopimustyypit

Tyyppi	Kuvaus
Puitesopimus	Yleiset ehdot, tilauskeskinen hinnoittelu
Huoltosopimus	Säännöllinen huolto kiinteällä hinnalla
Urakkasopimus	Yksittäinen projekti
Palvelusopimus	Jatkuva palvelu (siivous, vartiointi)

Sopimuksen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Valmisteluvaiheessa
Aktiivinen	Voimassa oleva
Päättymässä	Irtisanottu tai vanhenemassa
Päättynyt	Ei enää voimassa
Keskeytetty	Väliaikaisesti pysäytetty

Sopimuksen luominen

Perustiedot

1. Siirry Toimittajat > Sopimukset
2. Klikkaa Uusi sopimus
3. Valitse toimittaja
4. Täytä sopimuksen tiedot:

Kenttä	Kuvaus
Sopimuksen nimi	Kuvaileva nimi
Sopimusnumero	Yksilöivä tunnus
Tyyppi	Sopimuksen tyyppi
Alkamispäivä	Milloin voimaan
Päättymispäivä	Milloin päättyy (jos määräaikainen)

Sopimusehdot

Määritä ehdot:

• Irtisanomisaika
• Uusiutumisehdot
• Vastuunrajaukset
• Vakuutusvaatimukset

Hinnoittelu

Hinnoittelumalli	Käyttö
Kiinteä hinta	Kuukausimaksu
Tuntihinta	Työtunnit
Yksikköhinta	Per suorite
Urakkahinta	Kokonaishinta

Hinnaston lisääminen

1. Klikkaa Lisää hinnasto
2. Lisää palvelut/tuotteet
3. Määritä hinnat
4. Aseta voimassaolo
5. Tallenna

Sopimuksen tiedot

Yleistiedot-välilehti

• Sopimuksen perustiedot
• Osapuolet
• Voimassaolo

Ehdot-välilehti

• Sopimusehdot
• Velvoitteet
• Vastuut

Hinnasto-välilehti

• Palveluhinnasto
• Materiaalihinnasto
• Alennukset

Liitteet-välilehti

• Sopimustiedosto (PDF)
• Liitteet
• Lisäsopimukset

Tilaukset-välilehti

• Sopimukseen perustuvat tilaukset
• Laskutustiedot
• Käyttöhistoria

Sopimuksen hallinta

Sopimuksen muokkaus

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Muokkaa
3. Tee muutokset
4. Tallenna

Huomio

Merkittävät muutokset voivat vaatia molempien osapuolten hyväksynnän.

Hinnaston päivitys

Päivitä hinnastoa:

1. Avaa sopimus
2. Siirry Hinnasto-välilehdelle
3. Muokkaa hintoja
4. Aseta voimaantulopäivä
5. Tallenna

Liitteen lisääminen

1. Avaa sopimus
2. Siirry Liitteet-välilehdelle
3. Klikkaa Lisää liite
4. Valitse tiedosto
5. Tallenna

Sopimuksen uusiminen

Automaattinen uusiminen

Jos sopimuksessa on automaattinen uusiminen:

• Sopimus jatkuu automaattisesti
• Järjestelmä ilmoittaa ennen uusimista
• Voit peruuttaa uusimisen

Manuaalinen uusiminen

1. Avaa päättyvä sopimus
2. Klikkaa Uusi sopimuskausi
3. Neuvottele uudet ehdot
4. Päivitä tarvittaessa
5. Aktivoi uusi kausi

Neuvottelu

Sopimuksen uusimisen yhteydessä:

• Arvioi nykyistä sopimusta
• Vertaa markkinahintoja
• Neuvottele parannuksia
• Dokumentoi muutokset

Sopimuksen irtisanominen

Irtisanomisprosessi

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Irtisano sopimus
3. Valitse irtisanomispäivä
4. Anna perustelu
5. Lähetä irtisanomisilmoitus toimittajalle

Irtisanomisajan noudattaminen

• Tarkista irtisanomisaika sopimuksesta
• Laske viimeinen voimassaolopäivä
• Varmista korvaavan palvelun järjestäminen

Sopimuksen päättymistoimet

Kun sopimus päättyy:

1. Järjestä uusi toimittaja tarvittaessa
2. Tee loppuinventointi
3. Tarkista avoimet laskut
4. Arkistoi sopimus

Seuranta ja muistutukset

Automaattiset muistutukset

Järjestelmä muistuttaa:

• Sopimuksen päättymisestä
• Irtisanomisajan lähestymisestä
• Hinnankorotusmahdollisuudesta
• Neuvotteluajankohdasta

Muistutusten asetukset

Määritä muistutukset:

Tapahtuma	Aika ennen
Päättyminen	3 kk, 1 kk, 1 vko
Irtisanomisaika	Irtisanomisaika + 2 vko
Hinnankorotus	2 kk

Seurantanäkymä

Näe kaikki sopimukset:

• Kalenterinäkymä
• Listanäkymä
• Aikajana

Sopimuskustannukset

Budjetointi

Laske vuosikustannukset:

• Kiinteät kuukausimaksut
• Arvioidut tilaukset
• Materiaalikustannukset

Toteumaseuranta

Seuraa toteutuneita kustannuksia:

• Laskut per sopimus
• Budjetti vs. toteutunut
• Poikkeamat

Kustannusvertailu

Vertaa sopimuksia:

• Hinta per suorite
• Kokonaiskustannus
• Laatu-hintasuhde

Raportointi

Sopimusluettelo

• Kaikki sopimukset
• Voimassa olevat
• Päättymässä olevat

Kustannusraportti

• Sopimuskustannukset
• Toimittajakohtaiset kulut
• Kehitys ajassa

Päättymisraportti

• Päättyvät sopimukset
• Neuvoteltavat sopimukset
• Toimenpidesuositukset

Sopimusmallit

Valmiit pohjat

Käytä valmiita sopimuspohjia:

• Huoltosopimuspohja
• Puitesopimuspohja
• Urakkasopimuspohja

Oman mallin luominen

1. Siirry Asetukset > Sopimusmallit
2. Klikkaa Uusi malli
3. Määritä oletustiedot
4. Tallenna

Asetukset

Sopimusnumerointi

• Numerointitapa
• Etuliite
• Vuosikohtaisuus

Muistutusasetukset

• Muistutusajankohdat
• Vastaanottajat
• Kanavat

Hyväksyntäprosessi

• Hyväksyntärajat
• Hyväksyjät
• Eskalointisäännöt

Seuraavaksi

• UKK - Usein kysytyt kysymykset
• Ostoreskontra - Toimittajalaskujen käsittely