Toimittajarekisteri

Toimittajarekisteri on keskitetty tietokanta kaikista organisaation käyttämistä toimittajista ja palveluntarjoajista.

Yleiskatsaus

Toimittajan tilat

Tila	Kuvaus
Odottaa	Alkutila, ei vielä hyväksytty
Aktiivinen	Käytössä, valittavissa työtilauksille, sopimuksille ja ostolaskuille
Keskeytetty	Väliaikaisesti pois käytöstä — voidaan palauttaa aktiiviseksi
Ei käytössä	Poistettu käytöstä pysyvästi — ei voida palauttaa; tarvittaessa luodaan uusi toimittaja

Toimittajatyypit

Tyyppi	Kuvaus
Yksityishenkilö	Yksin toimiva urakoitsija/ammatinharjoittaja
Yritys	Rekisteröity yritys
Oma henkilöstö	Organisaation omaa kiinteistöhuoltohenkilöstöä

Toimittajakategoriat

Kategoria	Kuvaus
Palveluntarjoaja	Tarjoaa palveluita (esim. LVI, sähkö)
Materiaalitoimittaja	Toimittaa tarvikkeita ja materiaaleja
Urakoitsija	Yleisurakoitsija suuremmissa projekteissa
Konsultti	Neuvonta- ja asiantuntijapalvelut

Kategorian lisäksi toimittajalle valitaan yksi tai useampi palvelukategoria (mitä toimittaja tosiasiassa tekee): Putkityöt, Sähkötyöt, LVI, Laitteet, Rakenteet, Ovet ja ikkunat, Lattiat, Tuholaistorjunta, Siivous, Pihanhoito, Turvallisuus, Maalaus, Katto, Yleinen, Muu.

Toimittajan lisääminen

1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
2. Klikkaa Lisää toimittaja
3. Täytä:

Kenttä	Kuvaus
Kumppani	Hae olemassa oleva kumppani (yritys- ja yhteystiedot tulevat kumppanitietueelta)
Toimittajan tyyppi	Yksityishenkilö / Yritys / Oma henkilöstö
Kategoria	Palveluntarjoaja / Materiaalitoimittaja / Urakoitsija / Konsultti
Palvelukategoriat	Yksi tai useampi palvelukategoria
Oletustili	Kirjanpitotili, esim. 4000

Toimittajan y-tunnus, ALV-numero ja osoite näytetään toimittajan tiedoissa, mutta ne tulevat valitusta kumppanitietueesta — niitä ei syötetä uudestaan toimittajalle.

Verkkolaskun kautta luodut toimittajat

Kun sähköinen ostolasku (Finvoice) saapuu toimittajalta, jonka y-tunnusta ei löydy kumppanirekisteristä:

1. Järjestelmä luo automaattisesti kumppanin laskun myyjätiedoista (nimi, y-tunnus, ALV-numero, maa, osoite)
2. Kumppanille luodaan toimittajarooli, kategoriaksi Materiaalitoimittaja ja palvelukategoriaksi Muu
3. Toimittaja on heti tilassa Aktiivinen
4. Lasku linkitetään uuteen toimittajaan

Seuraavalla kertaa samalta y-tunnukselta saapuva lasku kohdistetaan samaan toimittajaan — uutta ei luoda.

Täydennä tiedot

Pankkitilin (IBAN) tietoja ei tuoda laskusta automaattisesti. Täydennä tarvittavat tiedot (oikea kategoria, oletustili, pankkitili) toimittajan/kumppanin tiedoissa laskun saapumisen jälkeen.

Toimittajan tiedot

Toimittajan tietosivu näyttää:

• Yritystiedot: tyyppi, kategoria, y-tunnus, ALV-numero, palvelukategoriat
• Yhteystiedot: yhteyshenkilö, sähköposti, puhelin
• Osoite
• Arvosana: keskiarvo ja arvostelujen määrä
• Toiminta: luontipäivä, viimeksi päivitetty
• Vaatimustenmukaisuustiedot (compliance-dokumentit)

Toiminnot: Näytä sopimukset, Luo sopimus, Keskeytä, Poista käytöstä, Arvioi toimittaja, ja keskeytetylle toimittajalle Palauta toimittaja käyttöön.

Toimittajan muokkaus

1. Avaa toimittajan tiedot
2. Klikkaa Muokkaa
3. Päivitä tarvittavat tiedot
4. Tallenna

Toimittajan arviointi

1. Avaa toimittajan tiedot
2. Klikkaa Arvioi toimittaja
3. Anna arvosana asteikolla 1–5 tähteä
4. Kirjoita valinnaiset kommentit
5. Lähetä arvio

Toimittajan sivulla näkyy arvosanojen keskiarvo ja arvostelujen kokonaismäärä.

Toimittajan keskeyttäminen ja käytöstä poistaminen

Keskeytä on väliaikainen: toimittaja ei näy valinnoissa, mutta Palauta toimittaja käyttöön aktivoi sen uudelleen milloin tahansa.

Poista käytöstä on pysyvä: käytöstä poistettua toimittajaa ei voi palauttaa, vaan tarvittaessa luodaan kokonaan uusi toimittaja. Molemmissa toiminnoissa syy kirjataan pakollisena tekstikenttänä.

Toimittajahaku

Toimittajalistan haku ja suodattimet:

• Hae nimellä
• Suodata kategorialla
• Järjestä arvosanan mukaan (korkein/matalin ensin)

Seuraavaksi

• Sopimukset - Toimittajasopimusten hallinta
• UKK - Usein kysytyt kysymykset