Ulkoasu

Usein kysytyt kysymykset ​

Tältä sivulta löydät vastaukset yleisimpiin toimittajahallintaa koskeviin kysymyksiin.

Toimittajarekisteri ​

Miten lisään uuden toimittajan? ​

  1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
  2. Klikkaa Uusi toimittaja
  3. Täytä yrityksen tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite)
  4. Lisää yhteystiedot
  5. Valitse kategoriat
  6. Tallenna

Miten päivitän toimittajan yhteystiedot? ​

  1. Avaa toimittajan tiedot
  2. Klikkaa Muokkaa
  3. Päivitä yhteystiedot
  4. Tallenna

Miten lisään toimittajalle useita yhteyshenkilöitä? ​

  1. Avaa toimittajan tiedot
  2. Siirry Yhteyshenkilöt-osioon
  3. Klikkaa Lisää yhteyshenkilö
  4. Täytä henkilön tiedot ja rooli
  5. Toista tarvittaville henkilöille

Miten estän toimittajan käytön? ​

  1. Avaa toimittajan tiedot
  2. Klikkaa Estä toimittaja
  3. Kirjoita perustelu
  4. Vahvista

Estetty toimittaja ei näy enää toimittajavalinnoissa, mutta historia säilyy.

Miten löydän toimittajan tietylle palvelulle? ​

  1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
  2. Käytä suodatinta Kategoria
  3. Valitse haluamasi palvelutyyppi (esim. LVI, Sähkö)
  4. Järjestä arvosanan tai käyttömäärän mukaan

Sopimukset ​

Miten luon uuden toimittajasopimuksen? ​

  1. Siirry Toimittajat > Sopimukset
  2. Klikkaa Uusi sopimus
  3. Valitse toimittaja
  4. Täytä sopimusehdot ja hinnoittelu
  5. Liitä sopimustiedosto
  6. Aktivoi sopimus

Miten päivitän sopimuksen hinnaston? ​

  1. Avaa sopimus
  2. Siirry Hinnasto-välilehdelle
  3. Klikkaa Muokkaa hinnastoa
  4. Päivitä hinnat
  5. Aseta voimaantulopäivä
  6. Tallenna

Miten irtisanon sopimuksen? ​

  1. Avaa sopimus
  2. Klikkaa Irtisano sopimus
  3. Tarkista irtisanomisaika sopimuksesta
  4. Valitse päättymispäivä
  5. Lähetä irtisanomisilmoitus

Miten uusin päättyvän sopimuksen? ​

  1. Avaa sopimus
  2. Klikkaa Uusi sopimuskausi
  3. Neuvottele uudet ehdot toimittajan kanssa
  4. Päivitä tarvittavat tiedot
  5. Aktivoi uusi kausi

Miten näen päättymässä olevat sopimukset? ​

  1. Siirry Toimittajat > Sopimukset
  2. Suodata: Päättymässä 3 kk sisällä
  3. Näet listauksen käsiteltävistä sopimuksista

Arviointi ​

Miten arvioin toimittajan suoritusta? ​

  1. Avaa toimittajan tiedot
  2. Siirry Arviointi-välilehdelle
  3. Anna pisteet (1-5) jokaiselle kriteerille:
    • Laatu
    • Aikataulut
    • Hinta
    • Viestintä
    • Luotettavuus
  4. Kirjoita perustelut
  5. Tallenna

Miten vertailen toimittajia keskenään? ​

  1. Siirry Toimittajat > Raportit > Toimittajavertailu
  2. Valitse vertailtavat toimittajat
  3. Näet vertailutaulukon arvioinneista ja tilastoista

Milloin toimittaja kannattaa vaihtaa? ​

Harkitse vaihtoa kun:

  • Keskimääräinen arvosana on alle 3/5
  • Toistuvat reklamaatiot
  • Hintataso merkittävästi markkinahintoja korkeampi
  • Aikataulut eivät pidä toistuvasti

Sopimustoimittajat ​

Mikä on sopimustoimittaja? ​

Sopimustoimittaja on kilpailutettu toimittaja, jonka kanssa on voimassa oleva sopimus. Sopimustoimittajaa suositaan ensisijaisesti tilauksia tehdessä.

Miten nimeän toimittajan sopimustoimittajaksi? ​

  1. Tee tai tuo sopimus järjestelmään
  2. Avaa sopimuksen asetukset
  3. Merkitse Sopimustoimittaja-valinta
  4. Toimittaja näkyy nyt ensisijaisena vaihtoehtona kyseisessä kategoriassa

Pitääkö aina käyttää sopimustoimittajaa? ​

Sopimustoimittajan käyttö on suositeltavaa koska:

  • Hinnat on sovittu
  • Laatu on varmistettu
  • Tilaaminen on nopeampaa

Voit kuitenkin käyttää muuta toimittajaa perustelluista syistä (esim. kiireellisyys, erikoisosaaminen).

Laskutus ​

Miten toimittajan laskut käsitellään? ​

Toimittajalaskut käsitellään Ostoreskontrassa:

  1. Lasku saapuu (verkkolasku/sähköposti)
  2. Kohdista lasku työtilauksen tai sopimukseen
  3. Tarkista ja hyväksy
  4. Maksa eräpäivään mennessä

Katso Ostoreskontra tarkempiin ohjeisiin.

Miten näen toimittajan avoimet laskut? ​

  1. Avaa toimittajan tiedot
  2. Siirry Laskut-välilehdelle
  3. Näet avoimet ja maksetut laskut

Miten seuraan toimittajakustannuksia? ​

  1. Siirry Toimittajat > Raportit > Kustannusraportti
  2. Valitse toimittaja tai kaikki
  3. Valitse aikajakso
  4. Näet kustannuserittelyn

Integraatiot ​

Miten toimittajatiedot näkyvät työtilaukissa? ​

Kun luot työtilauksen:

  1. Valitse toimittaja pudotusvalikosta
  2. Sopimustoimittajat näkyvät ensimmäisinä
  3. Näet toimittajan arvosanan ja yhteystiedot
  4. Tilaus lähetetään valitulle toimittajalle

Miten toimittajasopimuksen hinnat tulevat työtilauksen? ​

Jos tilaukseen liittyy sopimus:

  1. Sopimuksen hinnasto latautuu automaattisesti
  2. Hinnat täyttyvät palvelun mukaan
  3. Voit muokata tarvittaessa

Ongelmatilanteet ​

Toimittaja ei vastaa tilaukseen ​

  1. Yritä tavoittaa puhelimitse
  2. Lähetä muistutus
  3. Aseta vastausdeadline
  4. Jos ei vastaa, käytä varatoimittajaa
  5. Dokumentoi tilanne ja harkitse arviointia

Toimittajan laatu on heikentynyt ​

  1. Dokumentoi ongelmat
  2. Pidä palautepalaveri toimittajan kanssa
  3. Sovi parannustoimenpiteet
  4. Seuraa tilannetta
  5. Harkitse sopimuksen irtisanomista jos ei parane

Toimittaja on mennyt konkurssiin ​

  1. Selvitä tilanne virallisista lähteistä
  2. Pysäytä avoimet tilaukset
  3. Järjestä korvaava toimittaja
  4. Selvitä avoimet laskut/saatavat
  5. Päivitä toimittajan tila "Arkistoitu"

Tietoturva ​

Mitä tietoja toimittajasta tallennetaan? ​

  • Yrityksen perustiedot (nimi, Y-tunnus)
  • Yhteystiedot
  • Laskutustiedot
  • Sopimustiedot
  • Tilaushistoria
  • Arvioinnit

Kuka näkee toimittajatiedot? ​

Toimittajatietoihin pääsevät:

  • Isännöitsijät ja kiinteistöpäälliköt
  • Taloushallinto (laskutustiedot)
  • Huoltohenkilöstö (yhteystiedot)

Pääsyoikeuksia hallinnoidaan roolipohjaisesti.

Miten kauan tietoja säilytetään? ​

  • Aktiivisten toimittajien tiedot: toistaiseksi
  • Arkistoitujen toimittajien tiedot: 10 vuotta (kirjanpitolaki)
  • Sopimukset: sopimuksen päättymisestä 10 vuotta

Tarvitsetko lisäapua? ​

Jos et löydä vastausta kysymykseesi: