Aikataulutus

Aikataulutus mahdollistaa säännöllisten huoltotöiden hallinnan ja automaattisen työtilausten luomisen.

Yleiskatsaus

Mitä aikataulutus on

Säännöllisiä huoltotöitä ovat:

• Lakisääteiset tarkastukset
• Ennaltaehkäisevä huolto
• Kausiluontoiset työt
• Sopimuksiin perustuvat huollot

Aikataulun tilat

Aikataululla on tarkalleen viisi tilaa — ei kolmea:

Tila	Kuvaus
Luonnos	Ei vielä aktivoitu
Aktiivinen	Aikataulu käytössä, luo työtilauksia
Keskeytetty	Väliaikaisesti pois käytöstä
Valmis	Suoritettu loppuun (esim. määräaikainen aikataulu)
Peruutettu	Ei enää voimassa

Huoltoaikataululut

Aikataulun luominen

1. Siirry Kunnossapito > Aikataulutus
2. Klikkaa Uusi aikataulu
3. Valitse huoltotyyppi
4. Määritä toistuvuus
5. Valitse kohteet
6. Aktivoi

Aikataulun tiedot

Kenttä	Kuvaus
Nimi	Aikataulun nimi
Tyyppi	Huollon luokittelu
Kohteet	Mihin kohteisiin liittyy
Toimittaja	Oletustoimittaja
Toistuvuus	Milloin toistuu

Toistuvuusasetukset

Toistuvuuksia on kahdeksan — kaksi puuttuu useimmista listoista:

Toistuvuus	Esimerkkejä
Päivittäin	Siivous
Viikoittain	Roskankeräys
Kahden viikon välein	Vaihtoehto viikoittaiselle
Kuukausittain	Hissitarkastus
Neljännesvuosittain	IV-huolto
Puolivuosittain	Lämmitysjärjestelmän huolto
Vuosittain	Paloturvallisuus
Mukautettu	Joka 18. kuukausi

Huoltotyypit

Lakisääteiset tarkastukset

Tarkastus	Väli	Tekijä
Paloturvallisuus	Vuosittain	Pelastuslaitos
Hissitarkastus	Kuukausittain	Hissiliike
Sähkötarkastus	10v	Sähköurakoitsija
Öljysäiliö	10v	Tarkastuslaitos

Ennaltaehkäisevä huolto

Huolto	Väli
IV-koneiden huolto	4x/vuosi
Lämmitysjärjestelmä	2x/vuosi
Nuohous	1x/vuosi
Ulkoalueiden hoito	Kausiluontoinen

Kiinteistöhuolto

Työ	Väli
Lumityöt	Talvikausi
Nurmikonleikkuu	Kesäkausi
Rännien puhdistus	2x/vuosi
Piha-alueiden siivous	Viikoittain

Työtilausten generointi

Automaattinen generointi

Järjestelmä luo tilaukset automaattisesti:

1. Aikataulu laukeaa
2. Työtilaus luodaan
3. Tilaus odottaa tarkastusta
4. Lähetä toimittajalle

Ennakkovaroitus

Saat ilmoituksen etukäteen:

• X päivää ennen
• Voit valmistella
• Voit siirtää tarvittaessa

Tilausten tarkastus

Ennen lähetystä:

1. Tarkista luodut tilaukset
2. Muokkaa tarvittaessa
3. Vahvista ja lähetä

Kohteiden valinta

Yksittäiset kohteet

Valitse kohde kerrallaan:

• Tietty rakennus
• Tietty asunto
• Tietty laite

Kohderyhmät

Määritä ryhmä kohteita:

• Kaikki kiinteistön hissit
• Kaikki IV-koneet
• Kaikki autopaikat

Poikkeukset

Jätä pois tiettyjä kohteita:

• Kohde ei kuulu aikatauluun
• Erillinen sopimus
• Väliaikainen poissulkeminen

Aikataulun muokkaus

Toistuvuuden muutos

1. Avaa aikataulu
2. Muokkaa toistuvuutta
3. Seuraava generointi päivittyy
4. Tallenna

Kohteiden lisäys/poisto

1. Avaa aikataulu
2. Muokkaa kohdelistaa
3. Tallenna

Siirtäminen

Siirrä yksittäistä toistumaa:

1. Avaa luotu työtilaus
2. Muuta päivämäärää
3. Aikataulu jatkuu normaalisti

Toimittajaintegraatio

Oletustoimittaja

Määritä aikataulukohtainen toimittaja:

• Sopimustoimittaja
• Varatoimittaja

Toimittajan vaihtaminen

Voit vaihtaa toimittajan:

• Yksittäiselle tilaukselle
• Koko aikatauluun

Sopimuksen päättyminen

Kun sopimus päättyy:

1. Järjestelmä varoittaa
2. Valitse uusi toimittaja
3. Päivitä aikataulu

Kustannusseuranta

Budjetointi

Aikataulun perusteella:

• Arvioidut vuosikustannukset
• Kustannukset kohteittain
• Vertailu toteutuneisiin

Toteutuneet kustannukset

Seuraa toteutuneita:

• Lasku per työtilaus
• Yhteensä per aikataulu
• Poikkeamat arviosta

Muistutukset ja hälytykset

Ennakkomuistutukset

Saat muistutuksen:

• Ennen työn ajankohtaa
• Kun aikataulu laukeaa
• Kun tilaus odottaa käsittelyä

Myöhästymisvaroitukset

Varoitus kun:

• Työtä ei ole suoritettu ajoissa
• Tilaus odottaa liian kauan
• Määräaika uhkaa ylittyä

Sopimusmuistutukset

Muistutus kun:

• Sopimus päättyy
• Hinnankorotus tulossa
• Uusintaneuvottelut ajankohtaisia

Raportointi

Huoltokalenteri

Näe kaikki aikataulutetut huollot:

• Kalenterinäkymä
• Listanäkymä
• Suodatus kohteen/tyypin mukaan

Toteutusraportti

• Suunnitellut vs. toteutuneet
• Myöhästymiset
• Peruutukset

Kustannusraportti

• Budjetoitu vs. toteutunut
• Kehitys vuosittain
• Kohdekustannusvertailu

Lakisääteiset vaatimukset

Dokumentointi

Säilytä dokumentaatio:

• Tarkastuspöytäkirjat
• Huoltoraportit
• Todistukset

Valvontaviranomaisten vaatimukset

Varmista täyttyminen:

• Pakollisten tarkastusten välit
• Hyväksytyt toimittajat
• Raportointi

Arkistointi

Arkistoi lakisääteinen materiaali:

• Määräaikojen mukaan
• Hakukelpoisena
• Tarvittaessa saatavilla

Asetukset

Oletustoistuvuudet

Määritä oletukset:

• Huoltotyypeittäin
• Laitetyypeittäin
• Sopimuspohjaisesti

Generointiasetukset

• Kuinka aikaisin tilaus luodaan
• Automaattinen vs. manuaalinen lähetys
• Hyväksyntävaatimukset

Ilmoitusasetukset

• Ennakkovaroitusaika
• Vastaanottajat
• Kanavat (sähköposti, järjestelmä)

Seuraavaksi

• UKK - Usein kysytyt kysymykset
• Työtilaukset - Töiden käsittely