Usein kysytyt kysymykset

Tältä sivulta löydät vastaukset yleisimpiin kunnossapitoa koskeviin kysymyksiin.

Huoltopyynnöt

Miten asukas tekee huoltopyynnön?

Asukkaalla on kolme tapaa:

1. Asiakasportaali: Kirjaudu ja valitse "Tee huoltopyyntö"
2. Puhelin: Soita huoltonumeroon
3. Sähköposti: Lähetä viesti isännöitsijälle

Miten käsittelen kiireellisen huoltopyynnön?

1. Tunnista kiireellisyystaso (hätä, kiireellinen, normaali)
2. Hätätilanteissa soita suoraan päivystävälle huoltomiehelle
3. Luo työtilaus välittömästi merkinnällä "Kiireellinen"
4. Seuraa tilannetta aktiivisesti ja pidä asukas ajan tasalla

Milloin huoltopyyntö pitää hylätä?

Pyyntö voidaan hylätä kun:

• Korjaus on vuokralaisen vastuulla (esim. patterin ilmaus)
• Vikaa ei löydy tarkastuksessa
• Kyseessä on kosmeettinen haitta joka ei vaikuta käyttöön
• Työ on jo tilattu saman vian osalta

Miten seuraan käsittelyaikoja?

1. Siirry Kunnossapito > Raportit
2. Valitse Käsittelyaikaraportti
3. Tarkastele keskimääräisiä aikoja kiireellisyysluokittain
4. Vertaa SLA-tavoitteisiin

Työtilaukset

Miten luon työtilauksen?

1. Siirry Kunnossapito > Työtilaukset
2. Klikkaa Uusi työtilaus
3. Valitse kohde
4. Kuvaile työ
5. Valitse toimittaja
6. Lähetä

Miten valitsen oikean toimittajan?

1. Tarkista sopimustoimittajat kyseiselle työtyypille
2. Vertaa hintoja ja saatavuutta
3. Huomioi aiemmat kokemukset (laatu, aika)
4. Kiireellisissä töissä priorisoi nopea vasteaika

Miten käsittelen työtilauksen muutokset?

Kun toimittaja ilmoittaa muutoksista:

1. Avaa työtilaus
2. Kirjaa muutos (lisätyö, viive, hinnanmuutos)
3. Hyväksy tai kiistä muutos
4. Päivitä budjetti tarvittaessa

Miten hyväksyn valmiin työn?

1. Avaa valmistumisilmoituksen saanut työtilaus
2. Tarkista työ (paikan päällä tai kuvista)
3. Jos kunnossa: Hyväksy työ
4. Jos puutteita: Kirjaa puutteet ja lähetä toimittajalle

Miten käsittelen toimittajan laskun?

1. Kun lasku saapuu, kohdista se työtilauksen
2. Vertaa laskua työtilauksen budjettiin
3. Tarkista työselitys ja hinnat
4. Hyväksy lasku tai pyydä korjausta

Aikataulutus

Miten luon säännöllisen huoltoaikataulun?

1. Siirry Kunnossapito > Aikataulutus
2. Klikkaa Uusi aikataulu
3. Valitse huoltotyyppi (esim. IV-huolto)
4. Määritä toistuvuus (esim. neljännesvuosittain)
5. Valitse kohteet
6. Valitse toimittaja
7. Aktivoi aikataulu

Miten siirrän aikataulutettua huoltoa?

1. Avaa luotu työtilaus
2. Muuta suorituspäivämäärää
3. Ilmoita toimittajalle
4. Aikataulu jatkuu normaalisti seuraavasta kerrasta

Miten lisään uuden kohteen aikatauluun?

1. Avaa olemassa oleva aikataulu
2. Klikkaa Muokkaa kohteita
3. Lisää uusi kohde listalle
4. Tallenna

Mitä lakisääteisiä huoltoja pitää aikatauluttaa?

Yleisimmät lakisääteiset tarkastukset:

• Hissitarkastus: Kuukausittain
• Paloturvallisuustarkastus: Vuosittain
• Sähkötarkastus: 10 vuoden välein
• Öljysäiliötarkastus: 10 vuoden välein
• Nuohous: Vuosittain (öljy/puu-lämmitys)

Toimittajat

Miten lisään uuden huoltotoimittajan?

1. Siirry Toimittajat
2. Klikkaa Lisää toimittaja
3. Täytä yhteystiedot
4. Määritä erikoisalat
5. Lisää sopimustiedot
6. Tallenna

Miten vertailen toimittajien suorituskykyä?

1. Siirry Kunnossapito > Raportit
2. Valitse Toimittajaraportti
3. Näet toimittajittain:
   • Työtilausten määrä
   • Keskimääräinen suoritusaika
   • Asiakastyytyväisyys
   • Reklamaatiot

Mitä teen kun sopimustoimittaja ei ole saatavilla?

1. Tarkista varatoimittajat järjestelmästä
2. Pyydä tarjous vaihtoehtoisilta toimittajilta
3. Dokumentoi poikkeus
4. Käytä varatoimittajaa tarvittaessa

Kustannukset

Miten seuraan kunnossapitokustannuksia?

1. Siirry Kunnossapito > Raportit > Kustannusraportti
2. Valitse aikajakso
3. Suodata kohteen, toimittajan tai työtyypin mukaan

Ei Excel-vientiä tälle raportille.

Miten kohdistan kustannuksen vuokralaiselle?

1. Avaa työtilaus
2. Valitse Kohdista vuokralaiselle
3. Valitse kustannusperuste (vahingonkorvaus, sopimuksen mukainen)
4. Järjestelmä luo laskun vuokralaiselle

Miten budjetoin tulevan vuoden huoltokustannukset?

1. Tarkista aikataulutettujen huoltojen vuosikustannukset
2. Lisää arvio korjaustöistä (historiaan perustuen)
3. Huomioi suuremmat remontit
4. Seuraa toteutumista kuukausittain

Viestintä

Miten ilmoitan asukkaalle huoltotyöstä?

Järjestelmä lähettää automaattisesti:

• Vahvistuksen huoltopyynnön vastaanotosta
• Ilmoituksen kun työtilaus luodaan
• Aikataulutiedon kun sovittu
• Valmistumisilmoituksen

Voit myös lähettää manuaalisia viestejä huoltopyynnön tai työtilauksen kautta.

Miten ilmoitan häiriöstä kaikille asukkaille?

1. Siirry Vuokraus > Tiedotteet
2. Luo uusi tiedote tyypillä "Häiriö"
3. Valitse kohderyhmä (kiinteistö/rakennus)
4. Lähetä välittömästi

Ongelmatilanteet

Työtilaus on myöhässä, mitä teen?

1. Ota yhteyttä toimittajaan ja selvitä syy
2. Kirjaa viive järjestelmään
3. Arvioi uusi aikataulu
4. Ilmoita asukkaalle
5. Harkitse eskalointia tai toimittajan vaihtoa

Asukas ei ole tyytyväinen tehtyyn työhön

1. Kuuntele asiakkaan palaute
2. Dokumentoi reklamaatio
3. Järjestä tarkastus tarvittaessa
4. Tilaa korjaus toimittajalta tai toiselta toimittajalta
5. Seuraa korjauksen valmistumista

Hätätilanteessa päivystäjä ei vastaa

1. Yritä uudelleen ja jätä viesti
2. Käytä varapäivystäjää
3. Kiireellisissä tapauksissa (tulipalo, vesivuoto) soita hätänumeroon 112
4. Dokumentoi tilanne
5. Tee jälkitoimenpiteet työaikana

Toimittajan lasku on suurempi kuin sovittu

1. Vertaa laskua alkuperäiseen tilaukseen
2. Pyydä erittelyä lisäkustannuksista
3. Tarkista onko lisätyöt hyväksytty
4. Neuvottele poikkeamista
5. Hyväksy vain perustellut kustannukset

Raportit ja tilastot

Mitä raportteja on saatavilla?

• Huoltopyyntöraportti: Pyynnöt, käsittelyajat, tyypit
• Työtilausraportti: Tilaukset, tilat, kustannukset
• Toimittajaraportti: Suorituskyky, hintataso
• Kustannusraportti: Kulut kohteittain, toimittajittain
• Huoltokalenteri: Aikataulutetut huollot

Miten vien raportin Exceliin?

Ei Excel-vientiä kunnossapidon raporteille.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos et löydä vastausta kysymykseesi:

• Ota yhteyttä tukeen: support@fitor.fi
• Katso Kunnossapidon yleiskatsaus perustoiminnoista