Ulkoasu
Huoltopyynnöt
Huoltopyynnöt ovat asukkaiden ja vuokralaisten tekemiä vikailmoituksia, jotka käsitellään ja muutetaan työtilaukiksi.
Yleiskatsaus
Pyynnön tilat
Tarkista tilat sovelluksesta — tässä vain oikea joukko
Pyynnön tila ei ole viisiosainen luonnos/käsittelyssä/hyväksytty/hylätty/suljettu-jako. Taustajärjestelmässä (MaintenanceRequestStatus) tila etenee: jätetty → kuitattu → aikataulutettu → käynnissä → valmis → suljettu, ja peruutettu on mahdollinen lopputila missä tahansa ennen suljettua. Erillistä "hylätty"-tilaa ei ole — hylätty pyyntö merkitään peruutetuksi, ja hylkäyksen syy kirjataan viestinä.
Pyyntötyypit
Kategorioita on yhdeksän, ei viisi. Sisältö on laajempi kuin alla oleva vanha taulukko antaa ymmärtää — esimerkiksi kodinkoneet, ovet/ikkunat ja lattiat ovat omia kategorioitaan, eikä "ulkoalue" ole kategorioiden joukossa. Tarkista käytössä oleva nimistö sovelluksen pudotusvalikosta pyyntöä kirjatessa.
Pyynnön vastaanottaminen
Asiakasportaalin kautta
Asukkaat voivat tehdä pyynnön verkossa:
- Kirjaudu asiakasportaaliin
- Valitse Tee huoltopyyntö
- Valitse vian tyyppi
- Kuvaile ongelma
- Lisää kuva (valinnainen)
- Lähetä
Puhelimitse
Isännöitsijä kirjaa pyynnön:
- Siirry Kunnossapito > Huoltopyynnöt
- Klikkaa Uusi pyyntö
- Valitse asukas ja kohde
- Kirjaa vian kuvaus
- Tallenna
Sähköpostilla
Sähköpostiviestit voidaan muuttaa pyynnöiksi:
- Avaa sähköposti
- Tunnista asiakas ja kohde
- Luo huoltopyyntö järjestelmään
Pyynnön tiedot
Perustiedot
| Kenttä | Kuvaus |
|---|---|
| Otsikko | Lyhyt kuvaus viasta |
| Tyyppi | Vian luokittelu |
| Kohde | Missä vika on |
| Ilmoittaja | Kuka ilmoitti |
| Päivämäärä | Milloin ilmoitettu |
Kuvaus
- Yksityiskohtainen selitys
- Miten vika ilmenee
- Milloin alkanut
- Onko toistunut
Liitteet
- Valokuvat viasta
- Videot
- Aiemmat dokumentit
Kiireellisyys
| Taso | Kuvaus |
|---|---|
| Hätä | Välitöntä toimintaa vaativa |
| Kiireellinen | Päivän sisällä |
| Normaali | Muutaman päivän kuluessa |
| Ei kiire | Kun ehditään |
Pyynnön käsittely
Arviointi
- Avaa uusi pyyntö
- Lue kuvaus huolellisesti
- Tarkista kohteen historia
- Arvioi kiireellisyys
- Päätä toimenpiteistä
Lisätietojen pyytäminen
Jos tarvitset lisätietoja:
- Klikkaa Pyydä lisätietoja
- Kirjoita kysymys
- Asukas saa ilmoituksen
- Odota vastausta
Pyynnön hyväksyminen
Kun pyyntö on aiheellinen:
- Klikkaa Luo työtilaus
- Täydennä työtilauksen tiedot
- Valitse toimittaja
- Lähetä tilaus
Pyynnön hylkääminen
Jos pyyntö ei ole aiheellinen:
- Klikkaa Hylkää pyyntö
- Valitse hylkäysperuste
- Kirjoita selitys asukkaalle
- Lähetä ilmoitus
Hylkäysperusteet
| Peruste | Selitys |
|---|---|
| Vuokralaisen vastuulla | Asukas vastaa korjauksesta |
| Ei vikaa | Laite toimii oikein |
| Kosmeettinen | Ei vaikuta käyttöön |
| Jo käsittelyssä | Työ jo tilattu |
| Muu syy | Vapaa teksti |
Kiireelliset pyynnöt
Hätätilanteet
Hätätilanteet vaativat välitöntä toimintaa:
- Vesivahinko
- Tulipalo/palovaroitin
- Sähköongelma (kipinöinti)
- Lukko/turvallisuus
- Lämmityskatko talvella
Hätäkäsittely
- Soita päivystävälle huoltomiehelle
- Luo työtilaus merkinnällä "HÄTÄ"
- Ilmoita asukkaalle välittömästi
- Seuraa tilannetta aktiivisesti
Päivystysjärjestely
- 24/7 päivystysnumero
- Päivystäjän yhteystiedot
- Eskalointiohje
Viestintä
Automaattiset ilmoitukset
Asukas saa automaattisesti:
- Vastaanottokuittauksen
- Tilan muutokset
- Aikataulutiedot
- Valmistumisilmoituksen
Manuaalinen viestintä
- Avaa huoltopyyntö
- Klikkaa Lähetä viesti
- Kirjoita viesti
- Lähetä
Viestintähistoria
Kaikki viestintä tallentuu:
- Lähetetyt viestit
- Asukkaiden vastaukset
- Päivämäärät ja kellonajat
Seuranta
Käsittelyaika
Seuraa pyynnön käsittelyaikaa:
- Milloin vastaanotettu
- Milloin käsitelty
- Kauanko kesti
SLA-tavoitteet
| Kiireellisyys | Tavoite |
|---|---|
| Hätä | 2h |
| Kiireellinen | 24h |
| Normaali | 48h |
| Ei kiire | 5 pv |
Ylitykset
Järjestelmä varoittaa kun:
- Käsittelyaika ylittyy
- Pyyntö odottaa liian kauan
- Asukas on lähettänyt muistutuksen
Huoltopyyntöjen hallinta
Pyyntöluettelo
Näe kaikki pyynnöt:
- Suodata tilan mukaan
- Suodata kiireellisyyden mukaan
- Suodata kohteen mukaan
- Lajittele päivämäärän mukaan
Massatoiminnot
Käsittele useita pyyntöjä:
- Valitse pyynnöt
- Valitse toiminto
- Suorita
Delegointi
Siirrä pyyntö toiselle käsittelijälle:
- Avaa pyyntö
- Klikkaa Delegoi
- Valitse uusi käsittelijä
- Vahvista
Raportointi
Pyyntöraportti
- Pyynnöt ajanjaksolla
- Jakautuminen tyypeittäin
- Keskimääräinen käsittelyaika
Kohderaportti
- Pyynnöt kohteittain
- Toistuvat ongelmat
- Huoltotarve
Asukasraportti
- Aktiivisimmat ilmoittajat
- Pyynnöt per asunto
- Tyytyväisyys
Asetukset
Ilmoitusasetukset
- Automaattiviestien sisältö
- Lähetyskanavat
- Ajoitus
Kiireellisyysmäärittelyt
- Tasojen kuvaukset
- SLA-ajat
- Eskalointisäännöt
Pyyntötyypit
- Lisää/muokkaa tyyppejä
- Määritä oletustoimittajat
- Aseta hinnoittelu
Seuraavaksi
- Työtilaukset - Töiden tilaus ja seuranta
- Aikataulutus - Säännölliset huollot