Huoltopyynnöt

Huoltopyynnöt ovat asukkaiden ja vuokralaisten tekemiä vikailmoituksia, jotka käsitellään ja muutetaan työtilaukiksi.

Yleiskatsaus

Pyynnön tilat

Tila	Kuvaus
Uusi	Odottaa käsittelyä
Käsittelyssä	Arvioidaan
Hyväksytty	Työtilaus luotu
Hylätty	Ei toimenpiteitä
Suljettu	Käsitelty loppuun

Pyyntötyypit

Tyyppi	Esimerkkejä
LVI	Vuodot, lämmitys, ilmanvaihto
Sähkö	Pistorasiat, valaistus, sulakkeet
Rakenne	Ovet, ikkunat, lattiat
Ulkoalue	Piha, parkkipaikka
Muu	Muut ongelmat

Pyynnön vastaanottaminen

Asiakasportaalin kautta

Asukkaat voivat tehdä pyynnön verkossa:

1. Kirjaudu asiakasportaaliin
2. Valitse Tee huoltopyyntö
3. Valitse vian tyyppi
4. Kuvaile ongelma
5. Lisää kuva (valinnainen)
6. Lähetä

Puhelimitse

Isännöitsijä kirjaa pyynnön:

1. Siirry Kunnossapito > Huoltopyynnöt
2. Klikkaa Uusi pyyntö
3. Valitse asukas ja kohde
4. Kirjaa vian kuvaus
5. Tallenna

Sähköpostilla

Sähköpostiviestit voidaan muuttaa pyynnöiksi:

1. Avaa sähköposti
2. Tunnista asiakas ja kohde
3. Luo huoltopyyntö järjestelmään

Pyynnön tiedot

Perustiedot

Kenttä	Kuvaus
Otsikko	Lyhyt kuvaus viasta
Tyyppi	Vian luokittelu
Kohde	Missä vika on
Ilmoittaja	Kuka ilmoitti
Päivämäärä	Milloin ilmoitettu

Kuvaus

• Yksityiskohtainen selitys
• Miten vika ilmenee
• Milloin alkanut
• Onko toistunut

Liitteet

• Valokuvat viasta
• Videot
• Aiemmat dokumentit

Kiireellisyys

Taso	Kuvaus
Hätä	Välitöntä toimintaa vaativa
Kiireellinen	Päivän sisällä
Normaali	Muutaman päivän kuluessa
Ei kiire	Kun ehditään

Pyynnön käsittely

Arviointi

1. Avaa uusi pyyntö
2. Lue kuvaus huolellisesti
3. Tarkista kohteen historia
4. Arvioi kiireellisyys
5. Päätä toimenpiteistä

Lisätietojen pyytäminen

Jos tarvitset lisätietoja:

1. Klikkaa Pyydä lisätietoja
2. Kirjoita kysymys
3. Asukas saa ilmoituksen
4. Odota vastausta

Pyynnön hyväksyminen

Kun pyyntö on aiheellinen:

1. Klikkaa Luo työtilaus
2. Täydennä työtilauksen tiedot
3. Valitse toimittaja
4. Lähetä tilaus

Pyynnön hylkääminen

Jos pyyntö ei ole aiheellinen:

1. Klikkaa Hylkää pyyntö
2. Valitse hylkäysperuste
3. Kirjoita selitys asukkaalle
4. Lähetä ilmoitus

Hylkäysperusteet

Peruste	Selitys
Vuokralaisen vastuulla	Asukas vastaa korjauksesta
Ei vikaa	Laite toimii oikein
Kosmeettinen	Ei vaikuta käyttöön
Jo käsittelyssä	Työ jo tilattu
Muu syy	Vapaa teksti

Kiireelliset pyynnöt

Hätätilanteet

Hätätilanteet vaativat välitöntä toimintaa:

• Vesivahinko
• Tulipalo/palovaroitin
• Sähköongelma (kipinöinti)
• Lukko/turvallisuus
• Lämmityskatko talvella

Hätäkäsittely

1. Soita päivystävälle huoltomiehelle
2. Luo työtilaus merkinnällä "HÄTÄ"
3. Ilmoita asukkaalle välittömästi
4. Seuraa tilannetta aktiivisesti

Päivystysjärjestely

• 24/7 päivystysnumero
• Päivystäjän yhteystiedot
• Eskalointiohje

Viestintä

Automaattiset ilmoitukset

Asukas saa automaattisesti:

• Vastaanottokuittauksen
• Tilan muutokset
• Aikataulutiedot
• Valmistumisilmoituksen

Manuaalinen viestintä

1. Avaa huoltopyyntö
2. Klikkaa Lähetä viesti
3. Kirjoita viesti
4. Lähetä

Viestintähistoria

Kaikki viestintä tallentuu:

• Lähetetyt viestit
• Asukkaiden vastaukset
• Päivämäärät ja kellonajat

Seuranta

Käsittelyaika

Seuraa pyynnön käsittelyaikaa:

• Milloin vastaanotettu
• Milloin käsitelty
• Kauanko kesti

SLA-tavoitteet

Kiireellisyys	Tavoite
Hätä	2h
Kiireellinen	24h
Normaali	48h
Ei kiire	5 pv

Ylitykset

Järjestelmä varoittaa kun:

• Käsittelyaika ylittyy
• Pyyntö odottaa liian kauan
• Asukas on lähettänyt muistutuksen

Huoltopyyntöjen hallinta

Pyyntöluettelo

Näe kaikki pyynnöt:

• Suodata tilan mukaan
• Suodata kiireellisyyden mukaan
• Suodata kohteen mukaan
• Lajittele päivämäärän mukaan

Massatoiminnot

Käsittele useita pyyntöjä:

1. Valitse pyynnöt
2. Valitse toiminto
3. Suorita

Delegointi

Siirrä pyyntö toiselle käsittelijälle:

1. Avaa pyyntö
2. Klikkaa Delegoi
3. Valitse uusi käsittelijä
4. Vahvista

Raportointi

Pyyntöraportti

• Pyynnöt ajanjaksolla
• Jakautuminen tyypeittäin
• Keskimääräinen käsittelyaika

Kohderaportti

• Pyynnöt kohteittain
• Toistuvat ongelmat
• Huoltotarve

Asukasraportti

• Aktiivisimmat ilmoittajat
• Pyynnöt per asunto
• Tyytyväisyys

Asetukset

Ilmoitusasetukset

• Automaattiviestien sisältö
• Lähetyskanavat
• Ajoitus

Kiireellisyysmäärittelyt

• Tasojen kuvaukset
• SLA-ajat
• Eskalointisäännöt

Pyyntötyypit

• Lisää/muokkaa tyyppejä
• Määritä oletustoimittajat
• Aseta hinnoittelu

Seuraavaksi

• Työtilaukset - Töiden tilaus ja seuranta
• Aikataulutus - Säännölliset huollot