Työtilaukset

Työtilaukset ovat huoltotöiden virallisia tilauksia toimittajille tai omalle huolto-organisaatiolle.

Yleiskatsaus

Työtilauksen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Ei vielä lähetetty hyväksyntään
Odottaa hyväksyntää	Lähetetty, odottaa sisäistä hyväksyntää
Hyväksytty	Hyväksytty, ei vielä osoitettu tekijälle
Osoitettu	Osoitettu toimittajalle/tekijälle
Aikataulutettu	Aika sovittu
Käynnissä	Työ meneillään
Valmis	Työ tehty, odottaa vahvistusta
Vahvistettu	Tarkistettu ja hyväksytty
Laskutettu	Vahvistettu ja laskutettu
Suljettu	Valmis ja arkistoitu — lopputila
Peruutettu	Peruutettu — lopputila

Ei "Odottaa osia" -tilaa

Työtilaukselle ei ole erillistä yleistä "odottaa osia/päätöstä" -tilaa — tila etenee suoraan yllä listattua polkua pitkin.

Työtilauksen tyypit

Tyyppi	Kuvaus
Korjaus	Vikojen korjaaminen
Huolto	Säännöllinen ylläpito
Parannus	Parannustyöt
Tarkastus	Tarkastukset ja katselmukset
Hätätyö	Kiireelliset toimenpiteet

Työtilauksen luominen

Huoltopyynnöstä

1. Avaa hyväksytty huoltopyyntö
2. Klikkaa Luo työtilaus
3. Täydennä tiedot
4. Valitse toimittaja
5. Lähetä

Manuaalisesti

1. Siirry Kunnossapito > Työtilaukset
2. Klikkaa Uusi työtilaus
3. Valitse kohde
4. Kuvaile työ
5. Valitse toimittaja
6. Lähetä

Säännöllisestä huollosta

Aikataulutus luo tilaukset automaattisesti:

• Tarkista luodut tilaukset
• Vahvista ja lähetä
• Tai muokkaa tarvittaessa

Työtilauksen tiedot

Perustiedot

Kenttä	Kuvaus
Tilausnumero	Automaattisesti generoitu
Kohde	Missä työ tehdään
Tyyppi	Työn luokittelu
Prioriteetti	Kiireellisyys
Toimittaja	Kuka suorittaa

Työn kuvaus

• Mitä pitää tehdä
• Tarkka sijainti kohteessa
• Tiedossa olevat ongelmat
• Erityisohjeet

Aikataulutus

Kenttä	Kuvaus
Toivottu ajankohta	Milloin sopii
Sovittu aika	Vahvistettu aika
Arvioitu kesto	Kuinka kauan kestää
Tavoitepäivä	Milloin oltava valmis

Kustannusarvio

• Arvioitu työn hinta
• Materiaalikustannukset
• Kokonaiskustannus
• Budjettiraja

Toimittajan valinta

Sopimustoimittajat

Ensisijaisesti käytä sopimustoimittajia:

• Sovitut hinnat
• Tunnettu laatu
• Nopeampi vaste

Toimittajan haku

1. Klikkaa Valitse toimittaja
2. Suodata ammattitaidon mukaan
3. Tarkista saatavuus
4. Vertaa hintoja
5. Valitse

Tarjouspyyntö

Suuremmissa töissä:

1. Lähetä tarjouspyyntö useille
2. Odota tarjouksia
3. Vertaile
4. Valitse edullisin/paras

Tilauksen lähettäminen

Lähetystapa

Tapa	Käyttö
Sähköposti	Automaattinen lähetys
Portaali	Toimittajan järjestelmä
Puhelin	Kiireelliset työt

Lähetyksen sisältö

Toimittaja saa:

• Työn kuvauksen
• Kohteen tiedot
• Yhteyshenkilön
• Aikataulu- ja hintatiiedot
• Liitteet (kuvat, ohjeet)

Vahvistus

Toimittaja vahvistaa:

• Työn vastaanottamisen
• Aikataulun
• Hinnan (jos poikkeaa)

Työn seuranta

Tilannepäivitykset

Seuraa työn etenemistä:

• Toimittajan päivitykset
• Valokuvat työmaalta
• Aikataulumuutokset

Tarkistuspisteet

Piste	Toimenpide
Työ aloitettu	Toimittaja ilmoittaa
Väliaikatarkastus	Tarvittaessa
Työ valmis	Toimittaja ilmoittaa
Tarkastus	Isännöitsijä tarkistaa

Ongelmatilanteet

Jos työssä ongelmia:

1. Toimittaja ilmoittaa
2. Keskustele vaihtoehdoista
3. Päätä lisätöistä
4. Dokumentoi muutokset

Työn hyväksyminen

Tarkastus

Kun toimittaja ilmoittaa työn valmiiksi:

1. Tarkista työ paikan päällä tai kuvista
2. Varmista että työ vastaa tilausta
3. Tarkista laatu

Hyväksyminen

1. Avaa työtilaus
2. Klikkaa Hyväksy työ
3. Kirjaa mahdolliset huomiot
4. Vahvista

Puutteiden kirjaaminen

Jos työ ei ole valmis:

1. Klikkaa Kirjaa puutteet
2. Kuvaa mitä puuttuu
3. Lähetä toimittajalle
4. Odota korjausta

Laskun käsittely

Laskun vastaanotto

1. Toimittaja lähettää laskun
2. Kohdista työtilauksen laskuun
3. Tarkista hinnat

Hyväksyntä

Summa	Hyväksyjä
< 1000 €	Isännöitsijä
1000-5000 €	Esimies
> 5000 €	Johto

Poikkeamat

Jos lasku poikkeaa tilauksesta:

1. Selvitä syy
2. Hyväksy tai kiistä
3. Neuvottele tarvittaessa

Kustannusten kohdistus

Kohdistustasot

Taso	Kuvaus
Kiinteistö	Kiinteistön yleiskulu
Kohde	Tietyn asunnon kulu
Vuokralainen	Vuokralaisen vastuulla

Veloitus vuokralaiselta

Kun vuokralainen on vastuussa:

1. Merkitse veloitettavaksi
2. Luo lasku vuokralaiselle
3. Seuraa maksua

Vastuunjakosäännöt

• Vuokranantajan vastuut
• Vuokralaisen vastuut
• Erikoistilanteet

Työtilausten hallinta

Tilausluettelo

Näe kaikki tilaukset:

• Suodata tilan mukaan
• Suodata toimittajan mukaan
• Suodata kohteen mukaan

Prioriteetin muuttaminen

1. Avaa tilaus
2. Muuta prioriteettia
3. Ilmoita toimittajalle

Tilauksen peruuttaminen

1. Avaa tilaus
2. Klikkaa Peruuta
3. Anna perustelu
4. Ilmoita toimittajalle

Raportointi

Kustannusraportti

• Kustannukset kohteittain
• Kustannukset toimittajittain
• Kehitys ajassa

Työmääräraportti

• Tilausten määrä
• Jakautuminen tyypeittäin
• Keskimääräinen kesto

Toimittajaraportti

• Suorituskyky
• Hintataso
• Laatu/reklamaatiot

Asetukset

Tilausnumerointi

• Numerosarjan alkupiste
• Etuliite
• Vuosikohtaisuus

Hyväksyntärajat

• Summarajat tasoittain
• Hyväksyjäroolit
• Eskalointisäännöt

Mallitilaukset

• Valmiit pohjat yleisille töille
• Vakiokuvaukset
• Oletustoimittajat

Seuraavaksi

• Aikataulutus - Säännölliset huollot
• UKK - Usein kysytyt kysymykset