Usein kysytyt kysymykset

Tältä sivulta löydät vastaukset yleisimpiin toimittajahallintaa koskeviin kysymyksiin.

Toimittajarekisteri

Miten lisään uuden toimittajan?

1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
2. Klikkaa Lisää toimittaja
3. Valitse kumppani (yritys- ja yhteystiedot tulevat kumppanitietueelta)
4. Valitse toimittajan tyyppi, kategoria, palvelukategoriat ja oletustili
5. Tallenna

Miten päivitän toimittajan tietoja?

1. Avaa toimittajan tiedot
2. Klikkaa Muokkaa
3. Päivitä tiedot
4. Tallenna

Miten estän toimittajan käytön?

1. Avaa toimittajan tiedot
2. Klikkaa Keskeytä (väliaikainen) tai Poista käytöstä (pysyvä)
3. Kirjoita syy
4. Vahvista

Keskeytetyn toimittajan voi palauttaa käyttöön milloin tahansa (Palauta toimittaja käyttöön). Käytöstä poistettua ei voi palauttaa — sen tilalle luodaan uusi toimittaja.

Miten löydän toimittajan tietylle palvelulle?

1. Siirry Toimittajat > Toimittajarekisteri
2. Hae nimellä tai suodata kategorialla
3. Järjestä arvosanan mukaan (korkein/matalin ensin)

Sopimukset

Miten luon uuden toimittajasopimuksen?

1. Siirry Toimittajat > Sopimukset
2. Klikkaa Uusi sopimus
3. Valitse toimittaja, palvelukategoriat, hinnoittelutyyppi (tuntihinta/kiinteä/muuttuva) ja maksuehdot
4. Tallenna (luonnos) ja Aktivoi

Ei erillistä hinnasto-välilehteä

Sopimuksella ei ole monirivistä hinnastoa eikä välilehtiä — kaikki tiedot ovat yhdellä lomakkeella.

Miten irtisanon sopimuksen?

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Irtisano
3. Kirjoita syy ja valinnainen voimaantulopäivä
4. Vahvista

Miten uusin päättyvän sopimuksen?

1. Avaa aktiivinen sopimus
2. Klikkaa Uusi kausi
3. Anna uusi päättymispäivä ja halutessasi uusi hinta
4. Tallenna

Miten näen päättyvät sopimukset?

Suodata sopimuslistaa päättymispäivän mukaan. Erillistä "päättymässä 3 kk sisällä" -pikasuodinta ei ole vahvistettu, mutta päättymispäivän mukaan järjestäminen/suodattaminen toimii.

Arviointi

Miten arvioin toimittajan suoritusta?

1. Avaa toimittajan tiedot
2. Klikkaa Arvioi toimittaja
3. Anna yksi arvosana asteikolla 1–5 tähteä
4. Kirjoita valinnaiset kommentit
5. Lähetä

Ei erillisiä kriteereitä

Arviointi on yksi kokonaisarvosana ja vapaa kommentti — ei erillisiä pisteytettäviä kriteereitä (laatu/aikataulut/hinta/viestintä/luotettavuus) eikä toimittajavertailuraporttia.

Laskutus

Miten toimittajan laskut käsitellään?

Toimittajalaskut käsitellään Ostoreskontrassa: lasku saapuu, tiliöidään, hyväksytään ja maksetaan. Katso Ostoreskontra tarkempiin ohjeisiin.

Ei laskut-välilehteä toimittajakortilla

Toimittajan omalla sivulla ei näy erillistä laskulistaa — laskut haetaan Ostoreskontran puolelta.

Ongelmatilanteet

Toimittaja ei vastaa tilaukseen

1. Yritä tavoittaa puhelimitse
2. Dokumentoi tilanne toimittajan tietoihin
3. Harkitse arviointia ja vaihtoehtoisen toimittajan käyttöä

Toimittaja on mennyt konkurssiin

1. Selvitä tilanne virallisista lähteistä
2. Järjestä korvaava toimittaja
3. Selvitä avoimet laskut Ostoreskontrasta
4. Poista toimittaja käytöstä pysyvästi

Tietoturva

Mitä tietoja toimittajasta tallennetaan?

Toimittajan tiedot (tyyppi, kategoria, palvelukategoriat, oletustili) ja kumppanitietueelta tulevat yritys-/yhteystiedot, arvosana ja arvostelut, sekä sopimukset.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Kirjanpitoon liittyvät tiedot (laskut, sopimukset) säilytetään kirjanpitolain mukaisesti — ks. Arkistot.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos et löydä vastausta kysymykseesi, tarkista Toimittajarekisteri yksityiskohtaisiin ohjeisiin.