Arkistot

Suomen laki edellyttää organisaatioita säilyttämään kirjanpitotiedot lainmukaisessa sähköisessä muodossa. Fitor luo lakisääteiset sähköiset arkistot.

Lakisääteiset vaatimukset

Säilytysajat

Asiakirjatyyppi	Säilytysaika
Kirjanpitoaineisto	10 vuotta
Tositteet ja liitteet	6 vuotta
Palkkatiedot	10 vuotta
Verotukseen liittyvät asiakirjat	6 vuotta

Arkistovaatimukset

Suomalaisten kirjanpitoarkistojen on:

• Oltava luettavissa ilman erikoisohjelmistoa
• Sisällettävä kaikki tositteet ja liitteet
• Säilytettävä kirjausketju
• Oltava turvallisesti tallennettu

Arkiston luominen

Arkiston luonti

1. Siirry kohtaan Kirjanpito → Arkistot
2. Napsauta Luo arkisto
3. Valitse laajuus:

Kenttä	Kuvaus
Tilikausi	Valitse arkistoitava vuosi
Arkistotyyppi	Täysi arkisto tai osittainen
Sisällytä liitteet	Sisällytetäänkö ladatut tiedostot

4. Napsauta Luo

Arkiston sisältö

Täysi arkisto sisältää:

Asiakirja	Kuvaus
Tilikartta	Käytetyt tilit
Pääkirja	Kirjanpidon tapahtumat
Päiväkirja	Tositteet aikajärjestyksessä
Tase	Varallisuusasema
Tuloslaskelma	Tulos
Tase-erittely	Taseen erittelyt
Tositteet	Kaikki tositteet
Liitteet	Liitetyt asiakirjat

Arkistomuodot

Standardiarkisto (PDF/A)

Oletusarkistomuoto:

• PDF/A-3-yhteensopiva
• Luettavissa ilman erikoisohjelmistoa
• Sisältää kaikki raportit ja asiakirjat
• Lakisääteisesti yhteensopiva Suomen vaatimuksiin

Tietovienti

Lisäanalyysia varten:

• CSV-vienti tapahtumista
• Excel-muoto saatavilla
• XML-järjestelmäintegraatiota varten

Arkistojen hallinta

Arkistojen tarkastelu

1. Siirry kohtaan Kirjanpito → Arkistot
2. Valitse arkisto luettelosta
3. Tarkastele tai lataa sisältö

Arkiston tila

Tila	Kuvaus
Luodaan	Arkistoa luodaan
Valmis	Ladattavissa
Virhe	Luonti epäonnistui

Tallennuspaikka

Arkistot tallennetaan turvallisesti:

• Salattu tallennus
• Käyttöoikeuksien kirjaus
• Automaattiset varmuuskopiot

Vuosittainen arkistointiprosessi

Tilinpäätösarkistointi

Tilikauden sulkemisen jälkeen:

1. Varmista, että kaikki tositteet on kirjattu
2. Tarkista, että kaikki täsmäytykset ovat valmiit
3. Luo vuosiarkisto
4. Lataa ja tarkista sisältö
5. Säilytä säilytyskäytännön mukaisesti

Tarkistuslista ennen arkistointia

• [ ] Kaikki pankkitilit täsmäytetty
• [ ] Kaikki tositteet kirjattu
• [ ] Tilikausi suljettu
• [ ] Tilinpäätös hyväksytty
• [ ] Liitteet ladattu kaikille tositteille

Tilintarkastuksen tuki

Arkistojen toimittaminen tilintarkastajille

Tilintarkastusta varten:

1. Luo arkisto tarkastusjaksolta
2. Jaa turvallisen linkin kautta tai latauksena
3. Tilintarkastajat voivat selata arkistoa itsenäisesti

Kirjausketju

Arkistot sisältävät täydellisen kirjausketjun:

• Kuka loi kunkin tositteen
• Milloin tapahtumat kirjattiin
• Kaikki muutokset aikaleimoineen
• Käyttäjätiedot

Varmuuskopiointi ja palautus

Säännölliset varmuuskopiot

Fitor varmuuskopioi tietosi automaattisesti:

• Päivittäiset inkrementaaliset varmuuskopiot
• Viikoittaiset täydet varmuuskopiot
• Maantieteellinen hajautus

Katastrofipalautus

Tietojen häviämisen varalta:

• Arkistot voidaan palauttaa varmuuskopioista
• Ota yhteyttä tukeen palautusapua varten

Parhaat käytännöt

1. Arkistoi nopeasti - Luo arkisto tilinpäätöksen jälkeen
2. Tarkista sisältö - Käy arkisto läpi ennen pitkäaikaista säilytystä
3. Useita kopioita - Säilytä kopioita eri sijainneissa
4. Testaa palautus - Tarkista säännöllisesti, että arkistot ovat luettavissa
5. Dokumentoi säilytyskäytäntö - Noudata organisaatiosi käytäntöä

Lakisääteiset huomiot

Kirjanpitolaki

Arkistomuoto noudattaa:

• 2 luku 7 § - Kirjanpitovaatimukset
• 2 luku 9 § - Sähköinen arkistointi
• 2 luku 10 § - Säilytysvaatimukset

GDPR-huomiot

Henkilötiedot arkistoissa:

• Säilytysajat soveltuvat
• Poistopyynnöt on arvioitava
• Ota yhteyttä tietosuojavastaavaasi ohjeita varten