Ulkoasu
Postijono
Postijono-osio opastaa kirjepostin hallintaan ja lähetysprosessiin.
Yleiskatsaus
Mikä on postijono?
Postijono kerää kaikki lähetettävät kirjeet:
- Sopimukset
- Vuokrankorotusilmoitukset
- Viralliset tiedotteet
- Perintäkirjeet
Kirjeet käsitellään erissä ja postitetaan.
Postijonon tilat
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Jonossa | Odottaa käsittelyä |
| Käsittelyssä | Tulostetaan/postitetaan |
| Lähetetty | Postitettu |
| Peruutettu | Poistettu jonosta |
Kirjeen lisääminen jonoon
Manuaalinen lisäys
- Luo uusi viesti
- Valitse kanava: Kirje
- Kirjoita sisältö
- Klikkaa Lisää postijonoon
Automaattinen lisäys
Järjestelmä lisää automaattisesti:
- Sopimukset (allekirjoitusta vaativat)
- Perintäkirjeet
- Häätövaroitukset
- Määrätyt tiedotteet
Postijonon hallinta
Jonon tarkastelu
- Siirry Viestintä > Postijono
- Näe kaikki jonossa olevat kirjeet
- Suodata tilan tai päivämäärän mukaan
Kirjeen tiedot
Näet jokaisesta:
- Vastaanottaja
- Asiakirjatyyppi
- Sivumäärä
- Lisäyspäivä
- Prioriteetti
Kirjeen esikatselu
- Valitse kirje jonosta
- Klikkaa Esikatsele
- Tarkista sisältö PDF-muodossa
Kirjeen muokkaus
- Valitse kirje
- Klikkaa Muokkaa
- Tee tarvittavat muutokset
- Tallenna takaisin jonoon
Kirjeen poistaminen
- Valitse kirje
- Klikkaa Poista jonosta
- Vahvista
Erän käsittely
Erän luominen
- Valitse lähetettävät kirjeet
- Valitse yksitellen
- Tai valitse kaikki jonossa
- Klikkaa Luo erä
- Tarkista erän sisältö
- Vahvista
Erän tulostus
- Avaa erä
- Klikkaa Tulosta
- Valitse tulostin tai lataa PDF
- Tulosta kaikki kirjeet
Erän merkitseminen lähetetyksi
- Kun kirjeet on postitettu
- Avaa erä
- Klikkaa Merkitse lähetetyksi
- Vahvista lähetyspäivä
Lähetysvaihtoehdot
Sisäinen tulostus
- Tulosta itse
- Kuorita ja postita
- Sopii pienille määrille
Tulostuspalvelu
Integraatio tulostuspalveluun:
- Kirjeet lähetetään sähköisesti
- Palvelu tulostaa ja postittaa
- Seuranta integroituna
Sähköinen kirje
Vaihtoehto fyysiselle:
- Netposti
- Suomi.fi-viestit
- Sähköinen allekirjoitus
Postituksen seuranta
Lähetyshistoria
Näe kaikki lähetetyt erät:
- Lähetyspäivä
- Kirjeiden määrä
- Vastaanottajat
- Käsittelijä
Kirjeen tila
Seuraa yksittäisen kirjeen tilaa:
- Milloin lisätty jonoon
- Milloin käsitelty
- Milloin postitettu
Prioriteetit
Prioriteettitasot
| Prioriteetti | Käsittelyaika |
|---|---|
| Kiireellinen | Sama päivä |
| Normaali | Seuraava erä |
| Matala | Kun kertyy riittävästi |
Prioriteetin muuttaminen
- Valitse kirje
- Klikkaa Muuta prioriteettia
- Valitse uusi prioriteetti
Massapostitus
Suuri erä
Suurille lähetysmäärille:
- Luo massaviesti (kirje)
- Valitse kohderyhmä
- Generoi kirjeet
- Lisää jonoon
- Käsittele eränä
Kustannustehokkuus
- Suuret erät edullisempia
- Hyödynnä sopimuspostitus
- Optimoi lähetysaikataulu
Asetukset
Postijonon asetukset
Määritä:
- Automaattinen erän luonti
- Oletusprioriteetit
- Lähetysaikataulut
- Tulostuspalvelun integraatio
Osoitetietojen tarkistus
- Automaattinen osoitetarkistus
- Virheellisten osoitteiden käsittely
- Osoitteiden päivitys
Raportit
Postitusraportti
Näe:
- Lähetettyjen määrä
- Kustannukset
- Jakauma tyypeittäin
Jonoraportti
Seuraa:
- Jonon pituus
- Käsittelyaika
- Pullonkaulat