Viestit

Viestit-osio opastaa viestien lähettämiseen ja hallintaan eri kanavien kautta.

Yleiskatsaus

Viestinäkymä

Viestiluettelo sisältää:

• Vastaanottaja/lähettäjä
• Aihe
• Päivämäärä
• Tila
• Kanava

Viestin tilat

Tila	Kuvaus
Odottaa	Jonossa, ei vielä lähetetty
Lähetetään	Käsittelyssä juuri nyt
Lähetetty	Toimitettu palveluntarjoajalle
Toimitetaan	Vain postitus/e-print — matkalla tulostukseen/postitukseen
Toimitettu	Vahvistettu toimitus
Epäonnistunut	Lähetys epäonnistui — voidaan uudelleenyrittää
Palautunut	Palautunut lähettäjälle (sähköposti) — voidaan uudelleenyrittää
Peruutettu	Peruttu ennen lähetystä

Ei lukukuittausta

Viestin avaamista/lukemista ei seurata — "Luettu"-tilaa ei ole.

Viestin luominen

Uusi viesti

1. Klikkaa Uusi viesti
2. Valitse vastaanottaja
3. Kirjoita aihe
4. Kirjoita viesti
5. Valitse kanava
6. Lähetä tai tallenna luonnokseksi

Vastaanottajan valinta

Vastaanottajatyypit:

• Vuokralainen: Hae nimellä tai sopimuksella
• Toimittaja: Hae toimittajarekisteristä
• Ryhmä: Valitse ennalta määritetty ryhmä
• Manuaalinen: Syötä sähköposti/puhelin

Viestin muotoilu

Käytettävissä:

• Lihavointi ja kursivointi
• Listat
• Linkit
• Liitetiedostot

Lähetyskanavat

Sähköposti

Paras vaihtoehto:

• Viralliset ilmoitukset
• Laskut ja tositteet
• Liitetiedostoja sisältävät viestit

Asetukset:

• Lähettäjäosoite
• Vastausosoite
• Piilokopiot

SMS

Paras vaihtoehto:

• Kiireelliset ilmoitukset
• Muistutukset
• Lyhyet viestit

Rajoitukset:

• Max 160 merkkiä/viesti
• Ei liitteitä
• Lisämaksu/viesti

Kirje

Paras vaihtoehto:

• Sopimukset (allekirjoitus)
• Viralliset asiakirjat
• Juridisesti sitovat ilmoitukset

Prosessi:

1. Luo kirje
2. Siirtyy postijonoon
3. Tulostetaan ja postitetaan

Sovellus-ilmoitus

Asiakasportaalin käyttäjille:

• Push-ilmoitukset
• Sovelluksen sisäiset viestit

Massaviestintä

Kohderyhmän valinta

Valitse vastaanottajat:

• Kaikki vuokralaiset
• Tietyn kiinteistön vuokralaiset
• Tietyn rakennuksen vuokralaiset
• Mukautettu lista

Massaviestin luominen

1. Klikkaa Uusi viesti
2. Valitse Useita vastaanottajia
3. Määritä kohderyhmä
4. Kirjoita viesti
5. Esikatsele
6. Lähetä

Personointi

Käytä muuttujia:

• {nimi} - Vastaanottajan nimi
• {osoite} - Vuokrakohteen osoite
• {vuokra} - Vuokran määrä
• {pvm} - Päivämäärä

Liitteet

Liitteen lisääminen

1. Klikkaa Lisää liite
2. Valitse tiedosto:
   • Lataa uusi
   • Valitse tiedostoista
   • Generoi asiakirja

Tuetut tiedostotyypit

Tyyppi	Max koko
PDF	10 MB
DOC/DOCX	5 MB
XLS/XLSX	5 MB
JPG/PNG	5 MB

Generoidut liitteet

Liitä automaattisesti:

• Lasku PDF
• Sopimus
• Raportti

Viestien hallinta

Saapuneet

Vastaanotetut viestit:

• Lue viesti
• Vastaa
• Arkistoi
• Poista

Lähetetyt

Näe lähetetyt viestit:

• Lähetyksen tila
• Avausstatistiikka
• Lähetä uudelleen

Luonnokset

Keskeneräiset viestit:

• Jatka muokkausta
• Poista

Viestien haku

Hakukriteerit

• Vastaanottaja/lähettäjä
• Aihe
• Sisältö
• Päivämäärä
• Kanava

Suodattimet

• Kanava (sähköposti/SMS/kirje)
• Tila (lähetetty/luonnos/epäonnistunut)
• Ajanjakso
• Vastaanottajatyyppi

Automaattiset viestit

Järjestelmäviestit

Automaattisesti lähetettävät:

• Laskuilmoitukset
• Maksumuistutukset
• Sopimuksen päättymismuistutukset
• Huoltotiedotteet

Automaattiviestien hallinta

1. Siirry Asetukset > Automaattiviestit
2. Näe aktiiviset automaattiviestit
3. Muokkaa sisältöä
4. Ota käyttöön/pois käytöstä

Seuranta ja raportointi

Lähetysraportit

Seuraa:

• Lähetettyjen määrä
• Toimitettujen määrä
• Avattujen määrä
• Epäonnistuneiden määrä

Avausstatistiikka

Sähköposteille:

• Avattu/ei avattu
• Avausajankohta
• Linkkien klikkaukset

Seuraavaksi

• Mallit - Viestipohjat
• Postijono - Kirjepostin käsittely
• UKK - Usein kysytyt kysymykset