Hyväksyntä

Hyväksyntä-osio mahdollistaa ostolaskujen tarkastuksen, hyväksynnän ja jaksotuksen määrittämisen.

Yleiskatsaus

Hyväksyntäprosessi

Saapunut → Tarkastus → Hyväksyntä → Maksuehdo → Maksu
                          ↓
                      Jaksotus
                      (tarvittaessa)

Hyväksyjäroolit

Rooli	Vastuualue
Tarkastaja	Laskun sisällön tarkistus
Hyväksyjä	Laskun hyväksyntä maksuun
Kirjanpitäjä	Tiliöintien tarkistus

Hyväksyntärajat

Laskut ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle summan perusteella.

Summa	Hyväksyjä
< 1 000 €	Isännöitsijä
1 000 - 5 000 €	Kiinteistöpäällikkö
5 000 - 20 000 €	Aluejohtaja
> 20 000 €	Toimitusjohtaja

Huom: Rajat voivat vaihdella organisaatiossa. Tarkista omat rajasi kohdasta Ostoreskontra > Asetukset > Reititys- ja hyväksyntäsäännöt.

Hyväksyttävät laskut

Näytön rakenne

Hyväksyttävät-näkymässä näet:

• Odottavat laskut (sinulle osoitetut)
• Laskun perustiedot (toimittaja, summa, eräpäivä)
• Kohdistustiedot
• Tiliöintirivit

Suodattimet

Voit suodattaa laskuja:

• Eräpäivän mukaan
• Toimittajan mukaan
• Summan mukaan
• Kiinteistön mukaan

Hyväksynnän tila laskulla

Laskun sivulla Hyväksyntäkierto-paneeli näyttää laskun hyväksynnän etenemisen:

• Kierron tila (Odottaa, Käsittelyssä, Hyväksytty, Hylätty, Peruutettu, Selvityksessä)
• Hyväksyntätasot ryhmineen, nykyinen taso korostettuna
• Tehdyt hyväksynnät ja hylkäykset aikaleimoineen ja kommentteineen
• Mahdollinen hylkäyssyy, selvitystila ja liitetyt hyvityslaskut

Paneeli on tarkoitettu tilannekuvaan — itse hyväksyntä tehdään Omat hyväksynnät -näkymässä.

Laskun hyväksyminen

Perusprosessi

1. Siirry Ostoreskontra > Hyväksyttävät
2. Avaa lasku listalta
3. Tarkista:
   • Toimittajan tiedot
   • Laskun sisältö ja rivit
   • Kohdistus (työtilaus/sopimus)
   • Tiliöintirivit ja tilit
4. Klikkaa Hyväksy
5. Lasku siirtyy maksettavaksi

Tarkistusmuistilista

Ennen hyväksyntää varmista:

Kohta	Tarkista
Toimittaja	Oikea toimittaja, tiedot ajan tasalla
Summa	Täsmää tilaukseen tai sopimukseen
ALV	Oikea ALV-käsittely
Kohdistus	Oikea työtilaus tai sopimus
Tiliöinti	Oikeat kirjanpitotilit
Liitteet	Lasku/kuitti liitetty

Tiliöinnin tarkistus

Tiliöintirivien läpikäynti

Hyväksynnän yhteydessä tarkista tiliöintirivit:

1. Avaa Tiliöinti-välilehti
2. Tarkista jokainen rivi:
   • Kirjanpitotili oikein
   • Dimensiot (kustannuspaikat) oikein
   • Summat täsmäävät
3. Muokkaa tarvittaessa
4. Jatka hyväksyntään

Tilin vaihtaminen

1. Klikkaa tiliöintirivin tilikenttää
2. Hae uusi tili numerolla tai nimellä
3. Valitse oikea tili
4. Tallenna muutos

Dimension lisääminen

1. Klikkaa tiliöintirivin dimensiokenttää
2. Valitse dimensiotyyppi (kustannuspaikka, projekti)
3. Hae ja valitse arvo
4. Tallenna

Jaksotus

Mikä on jaksotus?

Jaksotus jakaa laskun kustannuksen useammalle tilikaudelle kirjanpidossa. Tämä varmistaa, että kustannus kohdistuu oikealle ajalle.

Milloin jaksottaa?

Jaksota kun:

• Lasku kattaa usean kuukauden palvelun
• Vuosittainen vakuutus tai ylläpitosopimus
• Ennakkomaksut
• Pitkäaikaiset hankinnat

Esimerkkejä:

Lasku	Jaksotus
Vuosivakuutus 1 200 €	12 kk × 100 €
6 kk:n huoltosopimus 600 €	6 kk × 100 €
Vuosilisenssit 2 400 €	12 kk × 200 €

Jaksotuksen määrittäminen

1. Avaa lasku hyväksyntään
2. Siirry Tiliöinti-välilehdelle
3. Valitse jaksotettava tiliöintirivi
4. Klikkaa Jaksota
5. Täytä jaksotuksen tiedot:
   • Alkupäivä - Mistä jaksotus alkaa
   • Loppupäivä - Mihin jaksotus päättyy
   • Menetelmä - Tasajaksotus, kuukausijaksotus tai neljännesvuosijaksotus
6. Esikatsele jaksotuskirjaukset
7. Hyväksy jaksotus
8. Jatka laskun hyväksyntään

Jaksotusmenetelmät

Menetelmä	Kuvaus	Käyttö
LINEAR	Tasajaksotus	Vakuutukset, lisenssit
MONTHLY	Kuukausijaksotus	Ylläpitosopimukset
QUARTERLY	Neljännesvuosijaksotus	Neljännesvuosittaiset sopimukset

LINEAR-esimerkki:

• Lasku 1 000 €, 1.1.–31.12. (365 päivää)
• Tammikuu: 1000 × (31/365) = 84,93 €
• Helmikuu: 1000 × (28/365) = 76,71 €
• jne.

MONTHLY-esimerkki:

• Lasku 1 200 €, 1.1.–31.12. (12 kuukautta)
• Tammikuu: 100 €
• Helmikuu: 100 €
• jne.

Jaksotuksen seuranta

Jaksotuskirjaukset syntyvät automaattisesti:

• Kirjaukset tehdään kuukausittain
• Näet jaksotuksen etenemisen laskun tiedoissa

Laskun hylkääminen

Hylkääminen

1. Avaa lasku (tai valitse useita laskuja listalta ja hylkää kaikki kerralla)
2. Klikkaa Hylkää
3. Kirjoita hylkäyksen syy vapaana tekstinä (esim. "puutteelliset tiedot")
4. Lähetä

Hylätty lasku palautuu korjattavaksi ja voidaan korjata ja lähettää uudelleen hyväksyttäväksi — hylkäys ei ole lopputila.

Ei erillistä "Palauta"-toimintoa eikä reklamaatiotyönkulkua

Hylkäys on ainoa "palauta korjattavaksi" -toiminto — erillistä Palauta-nappia ei ole. Fitorissa ei myöskään ole vendorille lähetettävää reklamaatiotoimintoa eikä "Riidanalainen"-tilaa ostolaskulla: PurchaseInvoiceStatus on tarkalleen draft/pending_approval/approved/rejected/payment_sent/partially_paid/paid/cancelled. Jos laskussa on virhe, ota yhteyttä toimittajaan tavanomaisin keinoin (sähköposti/puhelin) ja hylkää tai korjaa lasku järjestelmässä sen mukaisesti.

Delegointi

Hyväksyntäoikeuksien delegointi

Loman tai poissaolon ajaksi:

1. Siirry Ostoreskontra > Asetukset > Delegoinnit
2. Klikkaa Uusi delegointi
3. Valitse sijainen
4. Aseta ajanjakso (alku- ja loppupäivä)
5. Valitse delegoitavat oikeudet:
   • Kaikki laskut
   • Tietty summaraja
   • Tietyt kiinteistöt
6. Aktivoi delegointi

Sijainen ja hyväksyntäjärjestys

Kun hyväksyntätaso vaatii hyväksynnät määrätyssä järjestyksessä, sijainen hyväksyy oman delegoijansa vuorolla — ei muiden. Jos vuoro on jollakin toisella ryhmän jäsenellä, lasku odottaa häntä, vaikka sijaisella olisi voimassa oleva delegointi. Jono näyttää siis täsmälleen ne laskut, jotka sijainen voi myös hyväksyä.

Delegoinnin päättäminen

• Delegointi päättyy automaattisesti loppupäivänä
• Voit päättää delegoinnin aikaisemmin:
  1. Siirry Ostoreskontra > Asetukset > Delegoinnit
  2. Valitse aktiivinen delegointi
  3. Klikkaa Päätä delegointi

Raportit

Vain ikääntymisraportti

Ostoreskontrassa on yksi valmis raportti: Ikääntymisraportti (erääntyneet ostolaskut ikäjakauman mukaan). Erillistä hyväksyntätilastoraporttia, "odottavat hyväksynnät" -raporttia tai pullonkaulaseurantaa ei ole.

Seuraavaksi

• Ostolaskut - Laskujen käsittely
• Maksuehdotukset - Maksujen valmistelu
• UKK - Usein kysytyt kysymykset