Laskut

Laskut-osio mahdollistaa laskujen luomisen, lähettämisen ja seurannan.

Yleiskatsaus

Laskun tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Lasku kesken. Kaikkia tietoja voi vielä muokata, eikä laskulla ole lopullista numeroa.
Vahvistettu	Lasku on muodostettu: laskunumero ja viitenumero on lukittu eikä rivejä voi enää muuttaa. Laskua ei ole vielä lähetetty asiakkaalle.
Avoin (lähetetty)	Lasku on toimitettu asiakkaalle ja odottaa maksua. Tämä on avoin saatava.
Osittain maksettu	Osa summasta maksettu
Maksettu	Lasku kokonaan maksettu
Erääntynyt	Eräpäivä ohitettu
Muistutettu	Maksumuistutus lähetetty
Maksuvaatimus	Maksuvaatimus lähetetty — vaaditaan ennen perintää
Perinnässä	Lasku siirretty perintätoimistolle
Hyvitetty	Laskusta on tehty hyvityslasku
Mitätöity	Lasku peruutettu ennen lähetystä

Vahvistettu ≠ lähetetty

Nämä ovat kaksi eri asiaa ja kaksi eri painiketta. Vahvista lasku lukitsee laskun numeron ja rivit — sen jälkeen laskua ei voi enää muokata, vain hyvittää. Lähetä asiakkaalle toimittaa laskun ja tekee siitä avoimen saatavan.

Laskutyypit

Tyyppi	Käyttö
Vuokralasku	Kuukausivuokra
Käyttömaksu	Vesi, sähkö ym.
Palvelulasku	Lisäpalvelut
Korjauslasku	Vahingonkorvaukset
Hyvityslasku	Hyvitykset

Laskujen luominen

Manuaalinen lasku

1. Siirry Laskutus > Laskut
2. Klikkaa Uusi lasku
3. Valitse laskutustili
4. Lisää laskurivit
5. Tarkista summat
6. Tallenna tai lähetä

Automaattinen lasku

Laskut voivat syntyä automaattisesti:

• Toistuvista tilauksista (vuokra)
• Kulutuksen mukaan (vesi)
• Tapahtumista (varaukset)

Laskun tiedot

Kenttä	Kuvaus
Laskunumero	Automaattisesti generoitu
Laskutuspäivä	Laskun päivämäärä
Eräpäivä	Maksupäivä
Viitenumero	Maksun tunnistamiseen
Laskutustili	Kenelle lasku

Laskurivit

Rivin lisääminen

1. Klikkaa Lisää rivi
2. Valitse tuote tai kirjoita kuvaus
3. Syötä määrä
4. Syötä yksikköhinta
5. Valitse ALV-kanta

Rivien järjestäminen

Rivin vasemmassa reunassa on nuolet ↑ ja ↓. Järjestys, jonka näet muokkaustilassa, on se järjestys, jossa rivit tallentuvat ja tulostuvat laskulle. Tällä on merkitystä välisummariveille: välisumma laskee yhteen kaikki sitä edeltävät tuoterivit.

Laskentakohde kaikille riveille kerralla

Rivitaulukon yläpuolella on Aseta laskentakohde kaikille riveille:

1. Valitse laskentakohde (esim. Kustannuspaikka)
2. Valitse arvo — tai jätä tyhjäksi poistaaksesi sen kaikilta riveiltä
3. Klikkaa Aseta kaikille

Kohdistus tehdään vain tuoteriveille; kommentti- ja välisummarivit ohitetaan.

Teksti ennen ja jälkeen laskurivien

Rivitaulukon ylä- ja alapuolella on omat tekstikenttänsä, jotka tulostuvat laskulle rivien ympärille — esimerkiksi "Laskutamme sopimuksen 12/2025 mukaisesti." ennen rivejä ja toimitusehto tai kiitos rivien jälkeen. Nämä ovat eri asia kuin Muistiinpanot, joka tulostuu laskun perustietojen yhteydessä.

Rivin tiedot

Kenttä	Kuvaus
Tuote	Tuoterekisteristä tai vapaa teksti
Kuvaus	Lisäselite
Määrä	Kappalemäärä
Yksikkö	kpl, kk, h, m², jne.
Yksikköhinta	Hinta per yksikkö
ALV-%	Verokannan mukaan
Yhteensä	Rivihinta

ALV-käsittely

ALV-kanta	Käyttö
25,5 %	Yleinen verokanta
14 %	Elintarvikkeet, ravintolat
10 %	Kirjat, lääkkeet, kulttuuri
0 %	Verovapaat palvelut

Laskun lähetys

Lähetystavat

Tapa	Kuvaus
Verkkolasku	Sähköinen lasku pankkiin/kirjanpitoon
Sähköposti	PDF liitteenä
Paperilasku	Tulostus ja postitus
Asiakasportaali	Lasku näkyy portaalissa

Toimitustapa ja vastaanottajan osoite esitäytetään asiakkaan tiedoista, mutta voit vaihtaa molemmat lähetyshetkellä. Valinta tallentuu tälle laskulle, joten laskusta näkee jälkikäteen miten ja mihin osoitteeseen se lähetettiin.

Laskun lähettäminen

1. Avaa vahvistettu lasku
2. Klikkaa Lähetä asiakkaalle
3. Valitse toimitustapa: Verkkolasku, Sähköposti tai Tuloste
4. Tarkista vastaanottajan osoite — voit korjata sen tässä
5. Klikkaa Lähetä lasku

Lasku siirtyy tilaan Avoin (lähetetty).

Tuloste ei lähetä mitään

Tuloste-kanavalla järjestelmä ei toimita laskua mihinkään: se merkitsee laskun lähetetyksi ja tuottaa PDF:n, jonka tulostat ja postitat itse. Toimituksen tilaksi tulee Toimitettava itse.

Lähetä uudelleen — myös eri kanavalla

Jos asiakas ei saanut laskua, osoite oli väärä tai asiakas ei ota vastaan sähköpostilaskuja:

1. Avaa lasku
2. Muut toiminnot → Lähetä uudelleen
3. Valitse haluamasi toimitustapa ja osoite — voit vaihtaa kummankin
4. Kirjaa halutessasi syy (esim. "asiakas ei vastaanota sähköpostilaskuja")

Laskun tila ei muutu — lasku oli jo avoin ja pysyy avoimena. Vain toimitustieto päivittyy.

Kolme eri toimintoa

• Lähetä asiakkaalle — ensimmäinen toimitus. Tekee laskusta avoimen saatavan.
• Lähetä uudelleen — sama lasku uudestaan, voit vaihtaa kanavan ja osoitteen.
• Yritä toimitusta uudelleen — sama kanava ja sama osoite teknisen virheen jälkeen.

Massalähetys

Lähetä useita laskuja kerralla:

1. Valitse laskut listasta
2. Klikkaa Lähetä valitut
3. Vahvista lähetys

Laskun esikatselu

Esikatsele avaa laskun PDF:n sellaisena kuin asiakas sen näkee.

Luonnoksessa on LUONNOS-vesileima

Luonnoksen esikatselussa on jokaisella sivulla vinottain LUONNOS-teksti. Luonnoksella ei ole lopullista laskunumeroa eikä viitenumeroa, joten sitä ei saa antaa asiakkaalle maksettavaksi. Vesileima poistuu automaattisesti, kun lasku vahvistetaan.

Laskun muokkaus

Luonnoksen muokkaus

Luonnostilassa oleva lasku:

• Voit muuttaa kaikkia tietoja
• Voit lisätä/poistaa rivejä
• Voit vaihtaa asiakkaan

Lähetetyn laskun muokkaus

Lähetettyjä laskuja ei voi muokata. Vaihtoehtoina:

• Hyvityslasku - Mitätöi alkuperäinen
• Uusi lasku - Korvaava lasku

Poikkeus on kirjauspäivä, jos laskun kirjaus on hylätty — katso alla.

Kirjanpidon tositteet

Lasku ja sen kirjanpidon tosite ovat kaksi eri asiaa. Lasku lähtee asiakkaalle heti, ja tosite muodostuu kirjanpitoon hetkeä myöhemmin taustalla. Jos kirjanpito ei ota kirjausta vastaan, lasku on silti lähtenyt — mutta tositetta ei tule, eikä se tule myöhemminkään.

Laskun Kirjanpidon tositteet -paneeli kertoo aina kumpi tilanne on käsillä:

Paneelin viesti	Mitä se tarkoittaa
Tositelistaus	Kirjaus on tehty. Klikkaamalla pääset tositteeseen
Lasku on vielä luonnos	Kirjaus tehdään vasta kun lasku lähetetään
Tilikausi on lukittu / suljettu	Kirjauspäivä osuu tilikauteen, joka ei ota kirjauksia vastaan
Kirjauspäivälle ei löydy tilikautta	Kyseiselle päivälle ei ole perustettu tilikautta lainkaan
Kirjauskausi on lukittu	Tilikausi on auki, mutta kausi on lukittu tähän päivään asti
Myyjällä ei ole kirjanpitoa tässä järjestelmässä	Kirjausta ei ole hylätty — kirjanpitoa ei vain pidetä täällä

Hylätyn kirjauksen korjaaminen

Paneeli kertoo myös, minkä päivän perusteella kirjanpito ratkaisi asian. Se on kirjauspäivä — ei tapahtumapäivä. Nämä ovat kaksi eri kenttää, ja vain kirjauspäivä ohjaa kirjanpitoa.

Kun syy on kirjauspäivä, paneeli tarjoaa päivämääräkentän ja Kirjaa valitulle päivälle -painikkeen:

1. Valitse kirjauspäivä, joka osuu avoimeen tilikauteen.
2. Paina Kirjaa valitulle päivälle.
3. Tosite ilmestyy paneeliin. Jos päivä ei kelpaa, paneeli kertoo uuden syyn.

Kirjauspäivä ei näy asiakkaan laskulla. Se ratkaisee vain, minkä tilikauden kirjanpitoon tapahtuma kuuluu. Järjestelmä ei koskaan siirrä kirjauspäivää itse — siirto muuttaisi kahden tilikauden lukuja, ja se on kirjanpitäjän päätös.

Jos syy on jokin muu — puuttuva tilikausi, lukittu kausi — korjaa se ensin (tilikaudet) ja paina sitten Yritä kirjausta uudelleen. Painikkeen voi painaa turvallisesti useasti: samasta laskusta ei synny kahta tositetta.

Hyvityslasku

Milloin hyvityslasku

• Virheellinen alkuperäinen lasku
• Asiakkaan reklamaatio
• Sopimuksen purku

Hyvityslaskun luominen

1. Avaa alkuperäinen lasku
2. Klikkaa Luo hyvityslasku
3. Valitse hyvitettävät rivit
4. Täydennä perustelu
5. Lähetä

Osittainen hyvitys

Voit hyvittää vain osan:

1. Luo hyvityslasku
2. Muokkaa hyvitettävää summaa
3. Lähetä

Muistutukset

Automaattiset muistutukset

Järjestelmä voi lähettää muistutuksia automaattisesti:

• 1. muistutus: X päivää eräpäivän jälkeen
• 2. muistutus: X päivää 1. muistutuksen jälkeen
• 3. muistutus / perintään siirto

Muistutusmaksu

Asetus	Kuvaus
1. muistutus	Maksuton tai esim. 5 €
2. muistutus	Esim. 10 €
Viivästyskorko	Korkolain mukainen

Manuaalinen muistutus

1. Avaa erääntynyt lasku
2. Klikkaa Lähetä muistutus
3. Tarkista sisältö
4. Lähetä

Perintä

Perintään siirto

Kun muistutukset eivät tehoa:

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Siirrä perintään
3. Valitse perintätoimisto (jos integraatio)
4. Vahvista

Perintätiedot

• Siirtopäivämäärä
• Perintätoimisto
• Perinnän tila
• Kertyneet maksut

Laskun maksaminen

Maksujen kohdistus

Kun maksu saapuu:

1. Järjestelmä tunnistaa viitteellä
2. Kohdistaa oikealle laskulle
3. Päivittää laskun tilan

Osittainen maksu

Jos maksettu vähemmän kuin lasku:

• Lasku jää "Osittain maksettu" -tilaan
• Avoin summa näkyy
• Perintä jatkuu avoimesta osasta

Ylimaksu

Jos maksettu enemmän kuin lasku:

• Lasku merkitään maksetuksi
• Ylijäämä näkyy tilillä hyvityksenä
• Voidaan kohdistaa seuraaviin laskuihin

Laskuhaku

Hakuehdot

Hae laskuja:

• Laskunumeron mukaan
• Asiakkaan mukaan
• Tilan mukaan
• Päivämäärän mukaan
• Summan mukaan

Suodattimet

• Avoimet laskut
• Erääntyneet
• Tietyn ajanjakson laskut
• Tietyn asiakkaan laskut

Raportointi

Laskutusraportti

• Laskutettu yhteensä
• Maksettu yhteensä
• Avoimet saatavat
• Erääntyneet saatavat

Myyntiraportti

• Myynti tuotteittain
• Myynti asiakkaittain
• Myynti kuukausittain
• ALV-yhteenveto

Erääntymisraportti

• Erääntyneet laskut
• Erääntyneet summat
• Ikäjakauma (30/60/90 pv)

Asetukset

Laskutusasetukset

• Oletusmaksuehto
• Muistutusten ajoitus
• Viivästyskorko
• Muistutusmaksut

Laskupohja

• Logo ja ulkoasu
• Tekstit ja käännökset
• Maksutiedot

Seuraavaksi

• Maksut - Maksujen käsittely
• UKK - Usein kysytyt kysymykset