Vuokrasopimukset

Vuokrasopimukset-osio mahdollistaa sopimusten koko elinkaaren hallinnan luonnista päättymiseen.

Yleiskatsaus

Sopimustilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Sopimus kesken, ei vielä aktiivinen
Odottaa allekirjoitusta	Lähetetty allekirjoitettavaksi
Aktiivinen	Voimassa oleva sopimus
Irtisanottu	Päättyy irtisanomisajan jälkeen
Päättynyt	Sopimus ei enää voimassa

Sopimusluettelo

Näyttää kaikki sopimukset suodattimilla:

• Kiinteistö
• Kohde
• Tila
• Alkamis-/päättymisaika

Sopimuksen luominen

Vaihe 1: Perustiedot

1. Klikkaa Uusi sopimus
2. Valitse vuokrakohde
3. Valitse vuokralainen (tai luo uusi)
4. Määritä sopimuksen tyyppi:
   • Toistaiseksi voimassa
   • Määräaikainen

Vaihe 2: Sopimuksen ehdot

Vuokratiedot:

• Kuukausivuokra (€)
• Vesimaksu (€/hlö tai kiinteä)
• Sähkö (sisältyy/ei sisälly)
• Autopaikka

Vakuus:

• Vakuuden määrä (tyypillisesti 1-3 kk vuokra)
• Vakuuden tyyppi (käteinen/pankkitakaus)

Indeksikorotus:

• Indeksityyppi (elinkustannusindeksi)
• Tarkistuspäivä
• Pyöristyssääntö

Vaihe 3: Lisäehdot

• Lemmikit (sallittu/kielletty)
• Tupakointi
• Erikoisehdot (vapaa teksti)
• Liitteet (pohjapiirros, kuntotarkastus)

Vaihe 4: Tarkistus ja tallennus

1. Tarkista kaikki tiedot
2. Tallenna luonnoksena
3. Esikatsele sopimus
4. Lähetä allekirjoitettavaksi

Sopimuksen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus

1. Klikkaa Lähetä allekirjoitettavaksi
2. Valitse allekirjoitustapa
3. Sopimus lähetetään vuokralaiselle
4. Seuraa allekirjoituksen tilaa

Manuaalinen allekirjoitus

1. Tulosta sopimus
2. Kerää allekirjoitukset
3. Skannaa allekirjoitettu sopimus
4. Merkitse sopimus allekirjoitetuksi

Sopimuksen aktivointi

Sopimus aktivoidaan kun:

• Molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet
• Sopimuksen alkamispäivä on koittanut

Automaattinen aktivointi

Järjestelmä aktivoi sopimuksen automaattisesti alkamispäivänä jos allekirjoitukset ovat kunnossa.

Vuokralaisten hallinta

Vuokrasopimukseen voidaan lisätä tai poistaa vuokralaisia sopimuksen aikana.

Vuokralaisen lisääminen

Tyypillisiä tilanteita:

• Aviopuolison lisääminen sopimukseen
• Alivuokralaisen lisääminen
• Yhteisasumisen muutos

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Lisää vuokralainen
3. Valitse henkilö tai luo uusi
4. Lisää syy (esim. "Aviopuolison lisäys")
5. Tallenna

Vuokralaisen poistaminen

Huomio

Sopimuksella tulee aina olla vähintään yksi vuokralainen.

1. Avaa sopimus
2. Valitse poistettava vuokralainen
3. Klikkaa Poista sopimuksesta
4. Lisää syy (esim. "Muutto pois")
5. Vahvista poisto

Sopimusmuutokset

Aktiivisen sopimuksen ehtoja voidaan muuttaa sopimusmuutoksella.

Muutettavat ehdot

Ehto	Muutettavissa	Huomio
Vuokra	Kyllä	Vaatii perustelun
Vakuus	Kyllä	Sopimuksella
Indeksiehto	Kyllä
Vähimmäisvuokra-aika	Kyllä	Toimitilat
Irtisanomisaika	Kyllä	Toimitilat

Muutoksen tekeminen

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Muuta ehtoja
3. Täytä muutettavat tiedot
4. Kirjoita muutoksen perustelu
5. Liitä tarvittaessa asiakirja (esim. allekirjoitettu muutossopimus)
6. Tallenna

Vinkki

Kaikki muutokset kirjataan lokiin ja näkyvät sopimuksen historiassa. Voit liittää muutoksiin asiakirjoja Drive-moduulista.

Avainluettelo

Suomalainen vuokrauskäytäntö edellyttää avainten luovutuksen dokumentointia.

Avainten luovutus

Muuttotarkastuksen yhteydessä:

1. Avaa sopimus
2. Siirry Avaimet-välilehdelle
3. Klikkaa Luo avainluovutusasiakirja
4. Lisää luovutettavat avaimet:
   • Tyyppi (esim. pääavain, kellariavain)
   • Tunniste (esim. sarjanumero)
   • Kuvaus
5. Täytä vastaanottajan tiedot
6. Kerää allekirjoitukset

Avainten palautus

Muuton yhteydessä avaimet voidaan palauttaa eri tavoin tilanteesta riippuen:

Normaali palautus (molemmat allekirjoittavat)

1. Avaa sopimus
2. Siirry Avaimet-välilehdelle
3. Valitse palautettava luovutusasiakirja
4. Klikkaa Kirjaa palautus
5. Merkitse palautuspäivä
6. Kerää molempien osapuolten allekirjoitukset

Kuittaus (avaimet jätetty postilaatikkoon tms.)

Kun vuokralainen jättää avaimet ilman tapaamista:

1. Valitse luovutusasiakirja
2. Klikkaa Kuittaa vastaanotetuksi
3. Täytä vuokranantajan allekirjoitus
4. Lisää huomautus (esim. "Avaimet jätetty postilaatikkoon 1.1.2025")

Kadonneet avaimet

Kun avaimet ovat hukassa:

1. Valitse luovutusasiakirja
2. Klikkaa Ilmoita kadonneeksi
3. Merkitse kadonneiden avainten tunnisteet
4. Syötä arvioitu korvauskustannus
5. Lisää selitys

Korvauskustannus

Kadonneista avaimista aiheutuvat kulut (lukkojen vaihto, uudet avaimet) voidaan periä vuokralaiselta erikseen.

Siirto kolmannelle osapuolelle

Esimerkiksi kun avaimet luovutetaan suoraan seuraavalle vuokralaiselle tai urakoitsijalle:

1. Valitse luovutusasiakirja
2. Klikkaa Siirrä kolmannelle osapuolelle
3. Täytä vastaanottajan tiedot
4. Merkitse siirron tarkoitus ja päivämäärä

Tärkeää

Kaikki avainluovutukset tallennetaan sopimuksen yhteyteen ja ovat tarkastettavissa myöhemmin. Kadonneet avaimet eivät estä sopimuksen päättämistä.

Vakuudet

Vuokrasopimukseen voi liittyä useita eri tyyppisiä vakuuksia. Tämä on erityisen yleistä toimitilavuokrauksessa.

Vakuustyypit

Tyyppi	Kuvaus	Vanheneminen
Käteistakuu	Käteinen vuokranantajan tilille	Ei
Pankkitakaus	Pankin myöntämä takaus	Kyllä
Kela-takaus	Kelan myöntämä takaus	Kyllä
Henkilötakaus	Kolmannen osapuolen takaus	Kyllä
Vakuutus	Vakuutustuote vuokravakuudeksi	Kyllä

Vakuuden lisääminen

1. Avaa sopimus
2. Siirry Vakuudet-välilehdelle
3. Klikkaa Lisää vakuus
4. Valitse vakuustyyppi
5. Täytä tiedot:
   • Summa
   • Takaajan nimi (takauksille)
   • Viite (esim. pankkitakauksen numero)
   • Vanhenemispäivä (takauksille)
6. Tallenna

Vakuuden päivitys

Esimerkiksi pankkitakauksen uusimisen yhteydessä:

1. Valitse vakuus listalta
2. Klikkaa Muokkaa
3. Päivitä vanhenemispäivä
4. Tallenna

Vanhenemishälytykset

Järjestelmä seuraa automaattisesti vakuuksien vanhenemista:

• 30 päivää ennen: Ensimmäinen muistutus
• 7 päivää ennen: Toinen muistutus
• 1 päivä ennen: Kiireellinen muistutus
• Vanhentunut: Hälytys

Tärkeää

Vanhentuneet vakuudet (pankkitakaukset, henkilötakaukset) tulee uusia tai korvata ajoissa. Järjestelmä ilmoittaa lähestyvistä vanhenemisista.

Vuokran korotus

Indeksikorotus

Järjestelmä laskee automaattisesti:

1. Hakee voimassa olevan indeksin
2. Vertaa perusindeksiin
3. Laskee korotuksen
4. Ilmoittaa vuokralaiselle

Manuaalinen korotus

1. Avaa sopimus
2. Klikkaa Korota vuokraa
3. Syötä uusi vuokra
4. Valitse voimaantulopäivä
5. Lähetä ilmoitus vuokralaiselle

Huomio

Vuokrankorotuksesta tulee ilmoittaa vähintään 2 kuukautta etukäteen.

Sopimuksen irtisanominen

Vuokralaisen irtisanominen

1. Vastaanota irtisanomisilmoitus
2. Kirjaa irtisanomispäivä
3. Laske irtisanomisaika
4. Päivitä sopimuksen tila

Vuokranantajan irtisanominen

1. Varmista irtisanomisperuste
2. Lähetä kirjallinen irtisanominen
3. Noudata lain mukaista irtisanomisaikaa

Irtisanomisajat

Vuokrasuhteen kesto	Vuokralainen	Vuokranantaja
Alle 1 vuosi	1 kk	3 kk
1 vuosi tai yli	1 kk	6 kk

Sopimuksen päättyminen

Automaattiset toimenpiteet

Kun vuokrasopimus päätetään, järjestelmä tekee automaattisesti:

1. Muuttotarkastuksen ajoitus - Tarkastus ajoitetaan sopimuksen päättymispäivälle
2. Kohteen vapautus - Vuokrakohde merkitään vapautuvaksi
3. Tilausten päättäminen - Kaikki sopimukseen liittyvät tilaukset (autopaikat, saunavuorot, varastot jne.) peruutetaan automaattisesti
4. Toistuvien laskutusten pysäyttäminen - Liittyvät laskutukset lopetetaan

Tärkeää

Vuokrasopimuksen päättäminen lopettaa automaattisesti kaikki siihen linkitetyt toistuvat tilaukset. Sinun ei tarvitse erikseen peruuttaa esimerkiksi autopaikan tai saunavuoron tilausta.

Lopputoimet

1. Järjestä muuttotarkastus
2. Tarkista kohteen kunto
3. Laske loppulasku
4. Palauta vakuus (tai käytä korjauksiin)

Vakuuden palautus

1. Siirry sopimuksen tietoihin
2. Klikkaa Palauta vakuus
3. Vähennä mahdolliset korvaukset
4. Hyväksy palautus

Raportointi

Sopimusraportti

• Aktiivisten sopimusten määrä
• Päättyvät sopimukset
• Keskimääräinen sopimuskesto

Vuokratuotto

• Sovittu vuokra yhteensä
• Toteutunut vuokra
• Vuokra-astetta

Seuraavaksi

• Hakemukset - Vuokrahakemusten käsittely
• Sopimukset - Sopimusmallit