Arkistot

Suomen laki edellyttää organisaatioita säilyttämään kirjanpitotiedot lainmukaisessa sähköisessä muodossa. Fitor luo lakisääteiset sähköiset arkistot.

Lakisääteiset vaatimukset

Säilytysajat

Asiakirjatyyppi	Säilytysaika
Kirjanpitoaineisto	10 vuotta
Tositteet ja liitteet	6 vuotta
Palkkatiedot	10 vuotta
Verotukseen liittyvät asiakirjat	6 vuotta

Arkistovaatimukset

Suomalaisten kirjanpitoarkistojen on:

• Oltava luettavissa ilman erikoisohjelmistoa
• Sisällettävä kaikki tositteet ja liitteet
• Säilytettävä kirjausketju
• Oltava turvallisesti tallennettu

Arkiston luominen

Arkiston luonti

1. Siirry sivuvalikosta kohtaan Kirjanpito → Arkistot
2. Valitse yläreunasta tilikausi, jonka arkistoja tarkastelet
3. Napsauta Luo arkisto
4. Valitse arkiston laajuus:

Kenttä	Kuvaus
Tilikausi	Näytetään sellaisenaan — arkisto luodaan siitä tilikaudesta, joka on valittuna
Arkiston tyyppi	Tilinpäätös, Tositteet, Pääkirja tai Täydellinen arkisto
Muoto	Yhdistetty (suositeltu), PDF-nippu tai JSON-data

5. Napsauta Luo arkisto

Arkiston tyypit

Tyyppi	Sisältö	Säilytysaika
Tilinpäätös	Tase, tuloslaskelma, liitetiedot	10 vuotta
Tositteet	Kaikki tilikauden tositteet	6 vuotta
Pääkirja	Pääkirjaraportti	10 vuotta
Täydellinen arkisto	Tilinpäätös, tositteet ja pääkirja	10 vuotta

Luettelossa voi näkyä myös tyyppi Luovutusaineisto. Se ei ole yhden tilikauden arkisto eikä sitä muodosteta tästä lomakkeesta — ks. Luovutusaineisto.

Keskeneräisen tilikauden arkisto

Arkiston voi luoda myös tilikaudesta, joka on vielä auki tai sulkemisen alla. Se on tilannekuva — esimerkiksi tilintarkastajalle tai kesken vuotta vaihtuvalle tilitoimistolle — ei tilikauden lopullinen kirjanpitoaineisto.

Tällainen paketti merkitään EI LOPULLINEN -merkinnällä. Merkintä näkyy arkistoluettelossa ja arkiston tiedoissa, ja se on myös itse paketissa: sen kansilehdellä, selattavan HTML:n etusivulla ja manifest.json-tiedostossa. Näin lukija tunnistaa paketin luonteen silloinkin, kun se on jo siirtynyt pois Fitorista.

Arkiston luominen ei muuta kirjanpitoa

Tilannekuvan ottaminen ei sulje eikä lukitse tilikautta, eikä se lukitse tositenumerointia. Tilikausi jatkuu auki, tositteita voi kirjata normaalisti ja tositesarjan voi numeroida uudelleen niin kuin ennenkin. Koska luvut ja tositenumerot voivat siis vielä muuttua, keskeneräisen tilikauden arkisto ei korvaa tilinpäätöksen jälkeen luotavaa arkistoa.

Arkiston sisältö

Täysi arkisto sisältää:

Asiakirja	Kuvaus
Tilikartta	Käytetyt tilit
Pääkirja	Kirjanpidon tapahtumat
Päiväkirja	Tositteet aikajärjestyksessä
Tase	Varallisuusasema
Tuloslaskelma	Tulos
Tase-erittely	Taseen erittelyt
Tositteet	Kaikki tositteet
Liitteet	Liitetyt asiakirjat

Arkistomuodot

Muoto valitaan arkistoa luotaessa. Kaikki muodot toimitetaan ZIP-tiedostona.

Muoto	Kuvaus
Yhdistetty (suositeltu)	PDF, selattava HTML ja koneluettava JSON samassa paketissa
PDF-nippu	Tulostettavat PDF-dokumentit
JSON-data	Koneluettava JSON-tiedosto ZIP-paketissa — tarkastus- ja siirtokäyttöön

Arkistojen hallinta

Arkistojen tarkastelu

1. Siirry kohtaan Kirjanpito → Arkistot
2. Valitse tilikausi
3. Napsauta rivin Näytä nähdäksesi arkiston tiedot, tai Lataa ladataksesi paketin koneellesi

Lataus tuottaa tiedoston, jonka nimen järjestelmä muodostaa itse (esim. arkisto_2024_full.zip). Jokainen lataus kirjautuu — arkiston tiedoissa näkyy Latauksia-lukumäärä.

Arkiston tila

Tila	Kuvaus
Odottaa	Luontipyyntö vastaanotettu, työ ei ole vielä alkanut
Luodaan	Arkistoa luodaan
Valmis	Ladattavissa
Epäonnistui	Luonti epäonnistui
Vanhentunut	Säilytysaika on kulunut umpeen — arkistoa ei voi enää ladata

Tallennuspaikka

Arkistot tallennetaan turvallisesti:

• Salattu tallennus
• Käyttöoikeuksien kirjaus
• Automaattiset varmuuskopiot

Vuosittainen arkistointiprosessi

Tilinpäätösarkistointi

Tilikauden sulkemisen jälkeen:

1. Varmista, että kaikki tositteet on kirjattu
2. Tarkista, että kaikki täsmäytykset ovat valmiit
3. Luo vuosiarkisto
4. Lataa ja tarkista sisältö
5. Säilytä säilytyskäytännön mukaisesti

Tarkistuslista ennen arkistointia

Koskee lopullista, tilinpäätöksen jälkeen luotavaa arkistoa. Keskeneräisestä tilikaudesta otettavaan tilannekuvaan ei sovelleta tätä listaa — se merkitään EI LOPULLINEN -merkinnällä.

• [ ] Kaikki pankkitilit täsmäytetty
• [ ] Kaikki tositteet kirjattu
• [ ] Tilikausi suljettu
• [ ] Tilinpäätös hyväksytty
• [ ] Liitteet ladattu kaikille tositteille

Tilintarkastuksen tuki

Arkistojen toimittaminen tilintarkastajille

Tilintarkastusta varten:

1. Luo arkisto tarkastusjaksolta
2. Lataa valmis arkisto Lataa-painikkeella
3. Toimita tiedosto tilintarkastajalle sovittua kanavaa pitkin

Arkistoa ei jaeta linkillä

Arkistosta ei muodosteta jaettavaa latauslinkkiä. Lataus tapahtuu aina kirjautuneena Fitorista, jolloin käyttöoikeus tarkistetaan ja lataus kirjautuu lokiin.

Kirjausketju

Arkistot sisältävät täydellisen kirjausketjun:

• Kuka loi kunkin tositteen
• Milloin tapahtumat kirjattiin
• Kaikki muutokset aikaleimoineen
• Käyttäjätiedot

Varmuuskopiointi ja palautus

Säännölliset varmuuskopiot

Fitor varmuuskopioi tietosi automaattisesti:

• Päivittäiset inkrementaaliset varmuuskopiot
• Viikoittaiset täydet varmuuskopiot
• Maantieteellinen hajautus

Katastrofipalautus

Tietojen häviämisen varalta:

• Arkistot voidaan palauttaa varmuuskopioista
• Ota yhteyttä tukeen palautusapua varten

Parhaat käytännöt

1. Arkistoi nopeasti - Luo arkisto tilinpäätöksen jälkeen
2. Tarkista sisältö - Käy arkisto läpi ennen pitkäaikaista säilytystä
3. Useita kopioita - Säilytä kopioita eri sijainneissa
4. Testaa palautus - Tarkista säännöllisesti, että arkistot ovat luettavissa
5. Dokumentoi säilytyskäytäntö - Noudata organisaatiosi käytäntöä

Lakisääteiset huomiot

Kirjanpitolaki

Arkistomuoto noudattaa:

• 2 luku 7 § - Kirjanpitovaatimukset
• 2 luku 9 § - Sähköinen arkistointi
• 2 luku 10 § - Säilytysvaatimukset

GDPR-huomiot

Henkilötiedot arkistoissa:

• Säilytysajat soveltuvat
• Poistopyynnöt on arvioitava
• Ota yhteyttä tietosuojavastaavaasi ohjeita varten