Luovutusaineisto

Luovutusaineisto on koko yhtiön aineisto yhtenä pakettina siltä varalta, että kirjanpito siirtyy muualle: yritys vaihtaa tilitoimistoa, isännöinti vaihtuu tai yritys lähtee Fitorista kokonaan. Se ei ole yhden tilikauden arkisto vaan poikkileikkaus koko työtilasta.

Paketti on ZIP-tiedosto, ja se näkyy Kirjanpito → Arkistot -luettelossa tyypillä Luovutusaineisto.

Mitä paketti sisältää

Aineisto kootaan osioittain. Jokainen osio vastaa itsestään, myös silloin kun siinä ei ole mitään — vastaanottaja ei jää arvailemaan, puuttuuko jokin siksi ettei sitä ole olemassa vai siksi että se on hukattu.

Osio	Sisältö
Kirjanpito: tilikaudet ja tilien saldot	Luettelo tilikausista sekä jokaisen tilikauden tilien avaus-, kauden ja päätössaldot. Mukana on myös luettelo jo muodostetuista tilikausiarkistoista tarkistussummineen
Osakeluettelo (AOYL 2:12–2:15)	Taloyhtiön täydellinen osakeluettelo, yksi jokaisesta yhtiöstä, jolla sellainen on
Isännöitsijäntodistusten lähdetiedot (AOYL 7:27)	Huoneistokohtaiset lähtötiedot, joista uusi isännöitsijä laatii omat todistuksensa
Asiakirja-aineisto	Työtilan asiakirjat ja tiedostot, myös arkistoidut
Vuokrasopimukset	Ilmoitetaan, mutta ei kerätä — ks. varoitus alla

Paketin juuressa on kansio luovutus/, jossa on kaksi tiedostoa:

• LUE-MINUT.txt — sama sisällysluettelo tavallisena tekstinä, luettavissa millä tahansa koneella vielä vuosien päästä
• inventaario.json — täsmälleen sama tieto koneluettavassa muodossa

Molemmissa jokaisella osiolla on tila: sisältyy, ei koske tätä yhtiötä, ei sisälly tai VIRHE. Osio, jonka keruu epäonnistui, ei katoa hiljaa — paketti muodostetaan silti ja virhe kerrotaan sisällysluettelossa.

Tositteet eivät sisälly luovutusaineistoon

Paketissa on saldot, ei tositteita eikä tilinpäätösasiakirjoja. Ne arkistoidaan tilikausi kerrallaan tavallisina arkistoina (Tositteet, Tilinpäätös tai Täydellinen arkisto), ja luovutusaineiston tiedosto arkistot.json luetteloi ne tarkistussummineen. Muodosta ja lataa siis myös tilikausiarkistot — muuten vastaanottaja saa saldot ilman niiden takana olevia tositteita.

Vuokrasopimukset on kerättävä erikseen

Vuokrasopimuksia ei koota pakettiin. Jos sopimuksesta on muodostettu PDF ja se on viety asiakirjoihin, se tulee mukaan Asiakirja-aineisto-osiossa; sopimus, jonka PDF:ää ei ole koskaan muodostettu, ei sisälly pakettiin lainkaan. Sisällysluettelossa kerrotaan, kuinka monta vuokrasuhdetta työtilassa on, jotta tiedät puuttuvan määrän.

Ankkuritilikausi

Paketti nimeää yhden tilikauden ankkuritilikaudeksi. Se kertoo, mistä tilinpäätöshetkestä luvut on otettu ja mistä säilytysaika lasketaan.

Alustavat saldot

Jos ankkuritilikautta ei ole päätetty, sisällysluettelossa lukee "EI PÄÄTETTY — saldot alustavia". Luvut ovat silloin keskeneräiseltä kaudelta ja voivat vielä muuttua. Päätä tilikausi ennen luovutusta aina kun se on mahdollista.

Osakeluettelon luovutus kirjautuu lokiin

Luovutusaineiston muodostaminen on osakeluettelon antamista, ja se kirjataan yhtiön luovutuslokiin (AOYL 2:15 §) samalla tavalla kuin yksittäisen otteen lataaminen. Lokiin merkitään vastaanottajaksi luovutusaineisto. Tämä on tarkoituksellista: täyden osakeluettelon luovuttaminen on yhtiön merkittävin tietojen luovutus, joten se ei voi jäädä kirjaamatta.

Ks. Osakeluettelo.

Paketin pyytäminen

Luovutusaineistoa ei muodosteta Arkistot-näkymästä

Luo arkisto -lomake koskee aina yhtä tilikautta, eikä siinä ole luovutusaineistoa vaihtoehtona. Luovutusaineisto muodostetaan erillisellä toiminnolla, jolla on oma, tavallista arkistointia vahvempi käyttöoikeus — se kokoaa työtilan kaikki asiakirjat riippumatta siitä, kenelle ne on jaettu. Tällä hetkellä sille ei ole painiketta käyttöliittymässä: pyydä paketti tuesta tai pääkäyttäjältä.

Kun paketti on valmis, se ilmestyy Kirjanpito → Arkistot -luetteloon. Lataa se rivin Lataa-painikkeella. Lataus onnistuu vain kirjautuneena, käyttöoikeus tarkistetaan ja jokainen lataus kirjautuu.

Säilytys ja vanheneminen

Luovutusaineiston säilytysaika on 10 vuotta. Kun aika umpeutuu, arkisto siirtyy tilaan Vanhentunut eikä sitä voi enää ladata.

Milloin luovutusaineisto muodostetaan

1. Sovi asiakkaan ja vastaanottavan tilitoimiston kanssa siirtopäivä.
2. Päätä viimeinen tilikausi, jos se on mahdollista.
3. Muodosta tarvittavat tilikausiarkistot (Täydellinen arkisto kultakin tilikaudelta) ja lataa ne.
4. Pyydä luovutusaineisto ja lataa se.
5. Toimita aineisto vastaanottajalle sovittua kanavaa pitkin.
6. Vasta tämän jälkeen asiakkuus siirretään tai työtila arkistoidaan.

Arkistoidusta työtilasta ei enää saa luovutusaineistoa

Luovutusaineiston muodostaminen on kirjoittava toimenpide, ja arkistoitu työtila on vain luettava. Muodosta paketti siis ennen arkistointia.